従業員の氏名が変わったら（会社側）：被保険者氏名変更（訂正）届が必要な人・不要な人と、給与ソフトで直す項目

結論

従業員の氏名が変わっても、マイナンバーと基礎年金番号が結びついている人なら、社会保険の届は原則いりません。会社がすることは、給与ソフト・労働者名簿の氏名の書き換えと、新しい氏名の資格確認書等が届いたあと、変更前のものを回収・返納することです。届が必要なのは、結びついていない人・健康保険だけに入っている人など4つの場合で、「被保険者氏名変更（訂正）届」を速やかに出します。

何を	必要な人	提出先	期限
健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更（訂正）届	下の4つのどれかに当たる人だけ	事務センター／管轄の年金事務所	速やかに
雇用保険（単独の届は令和2年1月に廃止）	全員。次に出す雇用保険の届の「氏名変更記載欄」で	ハローワーク	次の届を出すとき
健康保険被扶養者（異動）届：扶養の家族の氏名が変わった	家族の氏名が変わったとき	事務センター／管轄の年金事務所	その都度

この記事が役に立つ人

従業員10人前後の会社で、人事・労務を一人で担当していて、「結婚して姓が変わりました」と言われ、社会保険・雇用保険・給与のどこを直すかを調べ直している人
2018年からの「マイナンバーで届が省ける」の範囲と、届がまだ必要な人の見分け方を知りたい人
氏名の変更を、クラウドの給与ソフトでどこから直すかを知りたい人

この記事の「年金事務所に出す」は、協会けんぽに入っている会社 の流れです。健康保険組合に入っている会社は、健康保険の部分の届と出し先が組合ごとに決まっているので、組合の案内を先に確かめてください。

会社が出す届出の一覧

様式の名前は、日本年金機構・労働局の表記のままです。

届出（公式の名前）	誰が書くか	提出先	期限	出し方	添付	公式
健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更（訂正）届	本人の申出を受けて会社が書く	事務センターまたは管轄の年金事務所	速やかに	電子申請・郵送・窓口	交付されている資格確認書・高齢受給者証・限度額適用認定証など。扶養の家族の資格確認書等も	日本年金機構
厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届	会社	上と同じ	上の届と一緒に	上と同じ	—	手続概要（PDF）
雇用保険：資格喪失届・転勤届・個人番号登録・変更届、育児休業給付金・介護休業給付金の支給申請などの「氏名変更記載欄」	会社	管轄のハローワーク	次にその届・申請を出すとき	電子申請・郵送・窓口	—	宮城労働局
健康保険被扶養者（異動）届：変更（扶養の家族の氏名）	従業員が書き、会社が出す	事務センターまたは管轄の年金事務所	その都度	電子申請・郵送・窓口	家族の資格確認書等	手続概要（PDF）
労働者名簿の訂正（届ではなく、会社の帳簿）	会社	出さない（会社が備える）	遅滞なく	—	—	長野労働局（労働者名簿の記載事項）

表の読み方の補足です。

被保険者氏名変更（訂正）届の「期限」は、日本年金機構のページでは「速やかに」で、日数の定めはありません
ローマ字氏名届は、外国籍の従業員の氏名が変わり、氏名変更届を出すときだけ一緒に出します
雇用保険の氏名変更届は、宮城労働局の案内で「令和2年1月に廃止」とされています。氏名が変わったことだけでハローワークに出す届はなく、次に出す届・申請の中の「氏名変更記載欄」に書きます
労働者名簿は、労働基準法107条で氏名が記載事項の1つです。記入した事項が変わったら遅滞なく訂正する決まり（同条2項）なので、届が不要な人でも名簿は直します

社会保険の届が必要な人・不要な人

日本年金機構の手続概要（ページの更新日 2025-12-25）では、従業員の氏名が変わっても、原則、手続きは不要 です。日本年金機構がマイナンバーで住民票の情報から氏名を直すためです。ただし、次の4つのどれかに当たる人は、会社が被保険者氏名変更（訂正）届を出します。

当たる人	届	理由・補足
マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない人	必要	日本年金機構が氏名を自動で直せない
健康保険（協会けんぽ）だけに入っている人	必要	結びついていても必要、と手続概要に明記。例：70歳以上で厚生年金保険の被保険者でなくなった人（例は推定）
マイナンバーを持っていない海外居住者	必要	—
短期在留外国人	必要	外国籍の人は、ローマ字氏名届も一緒に
上のどれにも当たらない人	必要ない	新しい氏名の資格確認書等が届いたら、変更前のものの回収・返納は必要（下の「つまずきやすいところ」）

結びついているかの確かめ方：本人が、マイナポータル（トップページの「年金」で基礎年金番号が出れば収録済み）・ねんきんネット・ねんきんダイヤルで確かめられます（日本年金機構のQ&A、ページの更新日 2025-08-25）。会社には、結びついていない人がいると日本年金機構から「マイナンバー未収録者一覧」が届きます。この一覧に載っている人は、氏名を変えたときに届が必要な側です（「マイナンバー未収録者一覧」が届いた事業主の皆さまへ、ページの更新日 2025-12-12）。

迷うときは、届を出す側に寄せるか、年金事務所に聞いてから決めます。

雇用保険・税・住民税は、どう扱うか

	会社がすること	根拠
雇用保険	氏名だけの届はない。次に出す資格喪失届・転勤届・個人番号登録・変更届・育児休業給付金や介護休業給付金の申請などで、氏名変更記載欄に書く	宮城労働局
所得税（源泉徴収・年末調整）	税務署への届はない。給与ソフトの氏名を直し、源泉徴収票を新しい氏名で作る。扶養控除等（異動）申告書は、記載した事項が変わったら異動の内容を書いて出す決まりなので、氏名の欄を直してもらう	国税庁 A2-1
住民税（特別徴収）	大阪市のQ&Aでは、従業員の氏名や住所が変わっても「特別徴収にかかる手続きは必要ありません」。1月に出す給与支払報告書は新しい氏名で作る	大阪市 Q&A（ページの更新日 2026-03-26）

住民税の扱いは自治体ごとに決まっています。大阪市以外の市区町村に住む従業員は、その市区町村の特別徴収の案内で確かめます
扶養控除等（異動）申告書の氏名の直し方（新しく書いてもらうか、二重線で直してもらうか）は、国税庁の案内に細かい定めがありません。会社の運用で決めます。令和9年分の申告書を11月に配るなら、そこで新しい氏名で書いてもらえば十分です

できごとの日から並べた順番（例：2026-10-16 に婚姻届を出した人）

結婚で姓が変わった従業員から、週明けに申し出があった場合の段取りです。日付は例で、期限の日ではありません（社会保険の届は「速やかに」、雇用保険は「次の届のとき」で、日数の定めがないため）。

日付（例）	やること	届が必要な人だけ
2026-10-16（金）	婚姻届を出し、氏名が変わる（できごとの日）	—
2026-10-19（月）	本人から申し出を受ける。新しい氏名・フリガナ・変わった日を聞き、マイナンバーと基礎年金番号が結びついているかを本人に確かめてもらう	—
2026-10-19〜10-23	給与ソフトの氏名を直す（次の給与明細から新しい氏名）。労働者名簿を直す。給与の振込口座の名義が変わるなら、新しい口座を聞く	変更前の資格確認書等を本人から回収し、被保険者氏名変更（訂正）届に付けて出す
新しい氏名の資格確認書等が届いたら	本人に渡す。届が不要な人（結びついている人）は、このときに変更前の資格確認書等を回収し、速やかに返納する	—
2026-11〜12	令和9年分の扶養控除等（異動）申告書を新しい氏名で書いてもらう。年末調整は新しい氏名で	—
2027-02-01（月）	給与支払報告書の提出期限（1月31日が日曜のため）。新しい氏名で出す	—
次の雇用保険の届のとき	資格喪失届などの「氏名変更記載欄」に、新しい氏名を書く	—

給与支払報告書の期限の日付は、決算月別の年間スケジュールと同じ数え方です。

従業員に送る文面（そのまま使える見本）

氏名が変わったと言われたとき：

ご結婚おめでとうございます。社内の登録を新しいお名前に直します。
次のことをお知らせください。

1. 新しいお名前（漢字・フリガナ）と、変わった日
2. マイナンバーと基礎年金番号が結びついているか
   （マイナポータルの「年金」の画面で、基礎年金番号が出ていれば結びついています。
   分からなければ、その旨をお知らせください）
3. 給与の振込口座の名義が変わる場合は、新しい口座の情報と、変える時期

会社経由で交付された資格確認書・限度額適用認定証などをお持ちの場合は、
変更前のお名前のものをお返しいただく時期を、改めてご連絡します。

扶養の家族の氏名も変わるとき（家族も同じ姓に変わったなど）：

扶養に入っているご家族のお名前が変わった場合は、別に届が要ります。
ご家族の新しいお名前（漢字・フリガナ）と、ご家族の資格確認書などがあれば
あわせてお返しください。

2（結びつき）は、本人がマイナポータルなどで確かめる項目です（日本年金機構のQ&A）。分からないという返事なら、届を出す側に寄せて段取りします
資格確認書に旧姓を併記したい人は、「資格確認書氏名欄の旧姓併記に関する申出書」を、事業主を通して協会けんぽの都道府県支部に出します。旧姓が書かれた住民票の写しなどと、資格確認書交付申請書も一緒です（協会けんぽ）

給与ソフトで直すときの流れ（マネーフォワードクラウド給与）

給与明細・源泉徴収票・給与支払報告書に出る氏名は、給与ソフトの従業員の登録から出ます。マネーフォワードクラウド給与では、次の画面で直します（2026-10-01 確認）。

「従業員情報」画面で、氏名が変わった従業員をクリックする
「一般情報」タブを開き、「基本情報」の「編集」を押す
氏名とフリガナを直し、「更新する」を押す

公式の手順は「従業員情報」画面の使い方（ページの更新日 2026-10-01）です。

従業員の情報を「人事マスタ」（2026-08-25 に「クラウド人事管理」から名前が変わったサービス）で持っている会社は、そちらの「戸籍上の姓名」がクラウド給与・クラウド社会保険・クラウド年末調整に連携されます。クラウド勤怠には「姓名」が連携されます（従業員「姓名」の仕様変更、2024-12-24）。仕事で旧姓を使い続ける人は、「姓名」に旧姓、「戸籍上の姓名」に新しい氏名、と分けて登録します
被保険者氏名変更（訂正）届は、マネーフォワードクラウド社会保険の対応帳票の一覧（機能のご紹介、2026-10-01 確認）に載っていません。届が必要な人の分は、日本年金機構の様式をダウンロードして出すか、e-Gov から出す前提で段取りします

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つまずきやすいところ

全員に氏名変更届を出す：マイナンバーと基礎年金番号が結びついている人は、原則いりません。出す前に4つの場合に当たるかを確かめます
結びついているから何もしない：届はいらなくても、変更後の資格確認書等が送られてきたら、変更前のものを従業員から回収して速やかに返納します（日本年金機構）。返し方は資格確認書等の返納手続きで確かめ、分からなければ管轄の年金事務所に聞きます
健康保険だけに入っている人を見落とす：この人たちは、結びついていても届が必要と手続概要に明記されています
雇用保険の氏名変更届をハローワークに単独で出そうとする：令和2年1月に廃止されています。古い記載例のページが残っているので、様式を探すときは日付を確かめます
本人の氏名だけ直して、扶養の家族を忘れる：家族の氏名が変わったときは、別に被扶養者（異動）届が必要です
給与ソフトを直さずに年末調整に入る：源泉徴収票と給与支払報告書が旧姓のまま出ます。12月の年末調整の前に直しておきます

住所が変わったときの扱いは従業員が引っ越したら（会社側）、扶養の家族が増えた・減ったときは従業員の家族を扶養に入れる・外すときにまとめています。

年末調整の前に直すものを含めて、10月の名簿づくりから1月の提出までの順番は一人で担当する年末調整2026：10月から1月までの段取り表にあります。

出典（2026-10-01 確認）

日本年金機構従業員（健康保険・厚生年金保険の被保険者）の氏名に変更があったときの手続き
日本年金機構 3-2：被保険者の氏名に変更があったとき（様式）（ページの更新日 2025-12-25）と手続概要（PDF）
日本年金機構資格確認書等の返納手続き（ページの更新日 2025-12-02）
日本年金機構事業主の皆さまへ（マイナンバーの利用）
日本年金機構自分のマイナンバーが年金記録に収録されているか（基礎年金番号と結びついているか）どうかは、どうすれば確認できますか。（ページの更新日 2025-08-25）
日本年金機構「マイナンバー未収録者一覧」が届いた事業主の皆さまへ（ページの更新日 2025-12-12）
宮城労働局事業主が行う雇用保険制度の手続（一覧）の 3-(4)「雇用保険被保険者の氏名が変わった場合の手続」
長野労働局労働条件ハンドブック 3 労働者名簿・賃金台帳（PDF）
協会けんぽ通称名・性別・旧姓併記の取扱い
国税庁 A2-1 給与所得者の扶養控除等の（異動）申告
大阪市市民税・府民税・森林環境税（給与所得に係る特別徴収）に関するQ＆A（ページの更新日 2026-03-26）
マネーフォワードクラウド給与「従業員情報」画面の使い方（ページの更新日 2026-10-01）
マネーフォワードクラウド人事管理従業員「姓名」の仕様変更を行いました（2024-12-24）
マネーフォワードクラウド社会保険「マネーフォワードクラウドの人事マスタ」への表示名変更と仕様変更のお知らせ（2026-08-25）