給与が出ない月の社会保険料（休職・休業）：会社が立て替えるときの仕訳と回収

結論

給与から引けない月の本人負担分は、納めた日に「立替金（従業員ごと）」で計上し、本人から受け取った日にその立替金を消します。会社の分はふだんどおり法定福利費です。科目と、回収できなかったときの扱いは顧問の税理士に確認します。

この記事が役に立つ人

• 従業員が病気やけがで休職し、給与が出ない月が続いている会社の、経理・給与の担当者
• 「立替金」で入れるか「預り金のマイナス」で残すか、決めかねている人
• 休職している本人に、立て替えた保険料をどう知らせて、どう払ってもらうかを決める人

産前産後休業・育児休業の保険料（免除）、雇用保険料（労働保険）、住民税（特別徴収）は、この記事では扱いません。

給与が出なくても保険料がかかる理由

日本年金機構の案内では、会社は「毎月の給料および賞与から被保険者負担分の保険料を差し引いて、事業主負担分の保険料とあわせて、納付期限までに納めます」とされています。保険料は、月ごとの額が翌月20日ごろに届く納入告知書で会社に知らされ、会社がその額を翌月末日までに納めます（日本年金機構）。給料から引けたかどうかと関係がないので、給与が0円の月でも、告知書の額は変わりません。

そのため、休職中で給与から本人の分を引けない月は、会社が本人の分もいったん納めることになります。これが「立て替え」です。

免除になる休業と、ならない休業を分ける

産休・育休の人を立替金で入れてしまうと、申出の出し忘れに気づけません。産休・育休の人がいたら、まず申出書が出ているかを確かめます。

給与の一部が出る月

休職給などで給与が少しでも出る月は、その給与から前月分の保険料を引けます。引ききれない差額だけが立て替えになります。協会けんぽの傷病手当金は「給与の支払いがあっても、傷病手当金の額よりも少ない場合は、その差額が支給されます」とされているので、休職給の額を決めるときは、本人の傷病手当金の申請とあわせて考えます。

立て替える月と納付の日（例）

架空の例です。給与は末締め・翌月25日払い（25日が休日なら前の営業日）、保険料は前月分を当月の給与から引く会社とします。会社が納める日は、日本年金機構が載せている令和8年度下期の納付期限の表（2026-10-01 確認）と同じです。従業員Aさんが 2026-10-01 から休職し、10月以降の給与は0円です。

休職の初めの月は、前月の勤務分の給与がまだ出るので、立て替えが始まるのは休職の翌月の納付からになることが多い点に気をつけます（締め日と支給日、当月徴収か翌月徴収かで変わります）。

仕訳の例

Aさんの本人負担分は、10月分が健康保険料等 19,800円・厚生年金保険料 36,600円（計 56,400円。架空）とします。

1. 納付の日（2026-11-30）：本人の分を立替金にする

• 実際の引き落としは、ほかの従業員の分とあわせて1回です。ほかの従業員の預り金と、会社の分（法定福利費）は、ふだんの納付の仕訳と同じで、上の行はその中の1行として入ります（ふだんの形は 社会保険料の仕訳）
• 会社の分は、休職中もふだんどおり法定福利費です。Aさんの分の会社負担も、その月の法定福利費に含まれます
• 立替金は従業員ごとに補助科目を分けておくと、誰にいくら立て替えているかが試算表で分かります（補助科目の作り方）

立替金を使わない会社もある

立替金を使わず、「預り金（社会保険料）」をそのまま借方に入れ、預り金の残高がマイナスのまま残る形で管理する会社もあります。どちらでも、本人から受け取った日に0に戻ります。違いは、試算表で「立て替えている額」が見えるかどうかです。どちらにするかは会社の決め方で、顧問の税理士に確認して決めます。

2-1. 本人が会社の口座に振り込んで返す

• 本人から現金や振込で受け取るときの端数は、給与から引くときと決まりが違います。日本年金機構は、給与から引くときは「50銭以下の場合は切り捨て、50銭を超える場合は切り上げて1円」、現金で支払うときは「50銭未満の場合は切り捨て、50銭以上の場合は切り上げて1円」としています（特約があれば特約で）。折半した額がちょうど50銭の人は、受け取る額が給与のときより1円多くなります
• 振込手数料を本人が負担するか会社が負担するかで、入金額が変わります。差し引かれて入ったときの形は 振込手数料の仕訳

2-2. 復職したあとの給与から差し引く

（源泉所得税・住民税・雇用保険料の行は省いています。金額は架空です）

• 日本年金機構の案内で給与から差し引けるとされているのは、当月の給料から前月の標準報酬月額にかかる保険料（賞与はその賞与の分）です。休職中の何か月分もの立替分を給与から差し引くときは、就業規則や労使の取り決めにそう書いてあるかを、社労士に確認してから行います
• 何か月分もまとめて引くと、その月の手取りが大きく下がります。分けて引くかどうかを、復職の前に本人と決めておきます

2-3. 退職するときに精算する

休職のまま退職するときは、最後の給与（あれば）と立替分を突き合わせ、足りない分を本人に振り込んでもらいます。仕訳は 2-1 と同じ形です。退職する月の保険料がどこまでかかるかは、退職したときの届出 の資格喪失日で確かめます。

回収できないときの論点（顧問の税理士に確認すること）

本人と連絡が取れない、返すのが難しいなどで回収できないとき、扱いには少なくとも2つの見方があり、どちらになるかで処理が変わります。この記事では決めません。

「回収できない立替金をどう仕訳するか」は、この2つのどちらで考えるかの問いです。会社が「返さなくてよい」と決める前に、顧問の税理士に相談します。

消費税の税区分

• 国税庁の確定申告書等作成コーナー「課税取引にならないものとは」に、「法定福利費、給料・賞与・退職金」が、課税取引にならないものの例として挙がっています
• 国税庁 No.6201 非課税となる取引 は非課税の取引の一覧です
• 立替金の行・預り金の行の税区分を、会計ソフトでどの名前（対象外・不課税など。ソフトで違う）にするかは、顧問の税理士に確認してください

本人に知らせる文面（そのまま使える形）

立て替えが始まる前に、金額と払い方を書面かメールで知らせておくと、あとで「聞いていない」になりません。

件名：休職期間中の社会保険料（本人負担分）のお支払いについて

◯◯さん

休職期間中で給与のお支払いがない月も、健康保険・厚生年金保険の保険料は毎月かかります。
本人負担分は会社がいったん納め、あとで◯◯さんにお支払いいただく形になります。

・対象：◯年◯月分から、給与のお支払いがない月の分
・金額：毎月 ◯◯円（健康保険料等 ◯◯円、厚生年金保険料 ◯◯円）
　　　　保険料率や標準報酬月額が変わったときは、あらためてお知らせします
・お支払い方法：（毎月◯日までに下記口座へお振込み／復職後の給与から◯回に分けて差し引き／退職時に精算）
・振込先：◯◯銀行 ◯◯支店 普通 ◯◯◯◯◯◯◯ ◯◯株式会社

ご不明な点は、◯◯までご連絡ください。

• 傷病手当金は、協会けんぽが「被保険者が病気やケガのために会社を休み、事業主から十分な報酬が受けられない場合に支給」するもので、会社の給与ではありません。傷病手当金が入ったあとに振り込んでもらう、と取り決める形もあります
• 金額は、給与ソフトで計算された本人負担分を書きます（自分で料率を掛けて計算しない）

給与ソフトと会計ソフトでの入れ方（マネーフォワード クラウド給与・会計）

1. クラウド給与で、「従業員情報」＞「一般情報」の「休職・休業情報」で「編集」を押し、「＋追加」で休職の期間を入れて「更新する」を押す（ヘルプ、ページの更新日 2026-09-29）。ヘルプには、休職情報を登録すると「休職に伴う支給額や社会保険料の計算が自動で行えます」とあります（ページの更新日 2025-07-08）
2. 給与が0円の月に、本人負担分の社会保険料の欄と差引支給額がどう表示されるかは、ヘルプでは確かめられませんでした（2026-10-01）。給与を確定する前に、その月の給与計算の画面で、社会保険料の欄と差引支給額を確かめます
3. クラウド会計の「自動で仕訳」＞「給与から入力」＞「給与から仕訳のルール設定」で、給与の項目ごとに勘定科目・補助科目・税区分・部門を決められます（ページの更新日 2026-04-16）。立替分を給与の項目にしている場合は、その項目の科目を「立替金」にしておくと、復職後の精算が毎回同じ形になります。ただし同じヘルプに、ルールは仕訳計上単位（全社か部門）でしか作れず、従業員ごとには作れないとあります。立替金を従業員ごとの補助科目に分けている場合は、連携した仕訳の補助科目を、精算する月に手で直します
4. 本人からの振込は銀行の明細に入るので、入金元の名前で自動仕訳のルールを置くと、毎月同じ形で立替金が消えます（自動仕訳ルールをCSVで一括登録する）

税理士に聞くときの一言（そのまま送れる文面）

休職中の従業員の社会保険料について、次の3点を確認させてください。

1. 給与から引けない本人負担分は、「立替金（従業員ごとの補助科目）」で計上する形でよいですか。預り金のマイナスで残す形のほうがよいですか。
2. 立替金・預り金の行の税区分は、会計ソフトでどの区分を選びますか。
3. 本人から回収できなかった場合、貸倒れにするか、会社が負担した（給与として扱う）とするか、どちらで考えますか。源泉徴収は必要ですか。

休職の開始は ◯年◯月、立て替えている額は毎月 ◯◯円です。

出典（2026-10-01 確認）

• 日本年金機構 厚生年金保険料等の納付（ページの更新日 2026-10-01。給料から差し引いて会社の分とあわせて納める、前月の標準報酬月額にかかる保険料を差し引く、納入告知書は毎月20日ごろ、令和8年度下期の発送日と納付期限の表）
• 日本年金機構 納付期限（ページの更新日 2024-04-01。納付対象月の翌月末日、休日なら翌日以降の最初の営業日）
• 日本年金機構 保険料の計算方法について（ページの更新日 2021-07-02。給与から控除するとき・現金で支払うときの端数、特約）
• 日本年金機構 従業員が産前産後休業を取得したときの手続き（ページの更新日 2025-10-16。被保険者・事業主両方の負担が免除）
• 日本年金機構 従業員が育児休業等を取得・延長したときの手続き（被保険者・事業主両方の負担が免除、育児休業等取得者申出書）
• 協会けんぽ 傷病手当金
• 国税庁 No.2508 給与所得となるもの（令和8年4月1日現在法令等）
• 国税庁 No.5320 貸倒損失として処理できる場合（令和7年4月1日現在法令等）
• 国税庁 No.6201 非課税となる取引
• 国税庁 確定申告書等作成コーナー 課税取引にならないものとは
• マネーフォワード クラウド給与 休職・休業情報の設定方法（ページの更新日 2026-09-29）・従業員の契約変更時に行うこと（昇給・住所変更・結婚・休職・再雇用など）（ページの更新日 2025-07-08）
• マネーフォワード クラウド会計 「給与から仕訳のルール設定」画面の使い方（ページの更新日 2026-04-16。ルールは仕訳計上単位でのみ作れる）