外国人を雇ったら（会社側）：外国人雇用状況の届出は翌月10日か翌月末日、ハローワークと社会保険の手続き

結論

外国人雇用状況の届出は、雇用保険に入るかどうかで出すものが変わります。雇用保険の被保険者になる外国人なら、雇用保険被保険者資格取得届（翌月10日まで）がそのまま届出になります。被保険者にならない外国人（留学生のアルバイトなど）は、外国人雇用状況届出書（様式第3号）を翌月末日までにハローワークへ出します。

この記事が役に立つ人

• 従業員10人前後の会社で、人事・労務を一人で受け持ち、初めて外国籍の人を採用することになった人
• 留学生のアルバイトを雇うことになり、雇用保険に入らない人でもハローワークに何か出すのかを知りたい人
• 外国籍の従業員が辞めることになり、離職のときの届出を確かめたい人

日本人と同じ入社の届出（健康保険・厚生年金の資格取得届、扶養控除等申告書など）の全体は 従業員が入社したら会社が出す届出 にあります。この記事は、外国籍の人を雇うときに 上乗せになる手続き だけを扱います。

外国人を雇い入れる・離職するときの届出の一覧

様式の名前は厚生労働省・日本年金機構の表記のままです。届出の義務は、労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律（労働施策総合推進法）第28条によります。

• 雇用保険の被保険者になる外国人は、資格取得届・資格喪失届の外国人の欄を書いて出せば、外国人雇用状況の届出をしたことになります。様式第3号を別に出す必要はありません。外国人雇用状況届出システムへの入力も必要ありません（冊子 p.10）
• 健康保険・厚生年金保険の資格取得届そのものは、国籍にかかわらず日本人と同じ様式・同じ期限です（冊子 p.20「労働保険や社会保険については、国籍に関わらず適用になります」）
• 届出を怠った場合や虚偽の届出は、法律で30万円以下の罰金の対象とされています（厚生労働省）。一方で、氏名や言語から外国人だと判断できなかった場合は、確認・届出をしなかったことで法違反を問われることにはならない、と厚生労働省のQ&Aにあります

雇用保険の被保険者になるかの分かれ目

外国人でも、雇用保険の被保険者になる条件は日本人と同じです（1週間の所定労働時間が20時間以上、31日以上の雇用見込み。東京労働局のQ&A）。外国人の場合に分かれやすいのは次の2つです。

• 昼間学生に当たる留学生は、原則として被保険者になりません。週20時間以上でも同じで、この場合は様式第3号の側で届け出ます。夜間の学部などに通う学生は昼間学生ではないので、条件を満たせば被保険者です（東京労働局のQ&A）
• 技能実習生は、実習先の企業と雇用関係があるので被保険者になります（東京労働局のQ&A）

在留カードで確かめる8つの項目

届出の中身は、会社が在留カード（なければ旅券）を見て確かめたとおりに書きます。在留カードの写しをハローワークに出す必要はありません（厚生労働省）。

確かめ方で迷いやすい点です。

• 令和8年6月14日から、在留カードとマイナンバーカードが一つになった「特定在留カード」が始まりました。同じ日から交付される在留カードは券面も新しくなり、確かめる項目の位置が前のカードと違います（冊子 p.4〜5）
• 在留カードが偽造・変造されていないかは、出入国在留管理庁の「在留カード等読取アプリケーション」（無料）で、ICチップの中の情報と券面を見比べて確かめられます。番号が失効していないかは 在留カード等番号失効情報照会 で調べられます（出入国在留管理庁のサポートページ）
• 在留資格の変更を申請している最中の人は、資格取得届・資格喪失届の「備考」欄に「在留資格変更申請中」と書きます（冊子 p.6〜7）
• 「日本人の配偶者等」「永住者」「定住者」の人も、日本国籍を取っていなければ届出の対象です。届出が必要ないのは、特別永住者と、在留資格「外交」「公用」の人だけです（厚生労働省のQ&A）

採用の決定から並べた順番

採用の選考の段階で在留カードを出させると、適性・能力と関係のない事項で採否が決まるおそれがあるため、厚生労働省の冊子は 内定のあとに在留カードで就労できることを確かめる 順番を示しています（冊子 p.20）。

雇い入れた月ごとの期限（2026年10月〜2027年3月）

期限の日が土日祝・年末年始に当たるときの扱いは、厚生労働省のページには書かれていません。迷わないように、右の列は 前の平日までに出す段取り にしています。

離職した日ごとの期限（被保険者だった人の資格喪失届）

被保険者だった外国人が辞めたときは、資格喪失届が離職の届出を兼ねます。期限は「離職した日の翌日から起算して10日以内」なので、離職日の10日後が最後の日です。被保険者でなかった人は、様式第3号を離職した月の翌月末日までに出します（上の表の右の列と同じ日）。

退職のときに外国人かどうかに関係なく出す届出（健康保険・厚生年金の資格喪失届、離職証明書、源泉徴収票など）は 従業員が退職したときの手続き に、帰国する人の年末調整は 外国人の従業員が退職・帰国するときの年末調整 にあります。

外国人雇用状況届出書（様式第3号）の書き方の要点

雇用保険の被保険者にならない人の届出です。様式は1人につき1枚で、表面の標題の「雇入れ」「離職」のうち当てはまらないほうを消して使います。

• 短いアルバイトで、期限までに辞めた人は、雇入れの日と離職の日の両方を書いて、1回にまとめて出せます。期限内に同じ人を何度か雇い入れた場合も、まとめて書けます（厚生労働省のQ&A）
• ⑦ 資格外活動許可の有無は、雇入れのときだけ書きます。離職のときは書きません（様式の裏面の注意）
• 「雇入れ又は離職に係る事業所」欄は、その人が実際に働く支店・店舗の名前を書き、そこが雇用保険の適用事業所なら事業所番号も書きます。本社が別なら「主たる事務所」欄に本社を書きます
• 派遣の人は、派遣先ではなく派遣元の事業所を書き、□に✓を入れます

2027年4月1日から様式が変わる

厚生労働省のページには、外国人雇用状況届出書（様式第3号）の今の様式（R080614版）と、令和9年（2027年）4月1日から使う様式 の2つが並んでいます（2026-10-01 確認）。表面の①〜⑧の項目は同じです。変わるのは裏面の注意書きです。今の様式の② 在留資格の欄にある「特定技能は特定産業分野を、特定活動は指定された活動を、括弧書きで加える（「特定技能１号(介護)」など）」という一文と、指定書で確かめる一文が、新しい様式にはありません（2026-10-01 に2つの PDF を見比べて確認）。厚生労働省のページは「令和９年４月１日からはこちらの様式を使ってください」としているので、2027-04-01 以降に出す届出は新しい様式を使い、裏面の注意書きに沿って書きます。②の書き方で迷ったら、管轄のハローワークに聞いてください。

紙で出したことがある会社が、電子の届出に切り替えるとき

様式第3号は、ハローワークインターネットサービスの 外国人雇用状況届出システム から出せます（毎週日曜22時〜月曜8時はメンテナンスで止まる）。ただし、一度でも紙の様式（様式第2号・第3号・第4号）で外国人雇用状況の届出をしたことがある会社は、画面からユーザIDをとれません。「外国人雇用状況届出に係る電子届出切替・変更申請書」を、就業先の事業所施設の住所を管轄するハローワークに先に出します（冊子 p.10）。

社会保険の側で上乗せになる手続き

健康保険・厚生年金保険の資格取得届は日本人と同じですが、外国籍の人では次の2つが加わることがあります。

• ローマ字氏名届：マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない人、マイナンバーの制度の対象外の人は、資格取得届と一緒に「厚生年金保険被保険者 ローマ字氏名届」を出します（日本年金機構）
• 2026-10-01 からのフリガナ氏名の扱い：資格取得届のフリガナ氏名だけが住民基本台帳と合わないときの、本人の確かめ方が変わりました。入国後に初めて年金制度に入る人は、ローマ字氏名届を使います。転職などで資格を取り直す人は、在留カード・パスポートのコピー、個人番号の書かれていない住民票（コピー不可）など「ローマ字氏名が確認できる書類」で本人を確かめます。被扶養者異動届も同じ扱いです（日本年金機構のお知らせ 2026-09-16）。届ける前に、在留カードのローマ字の綴りを控えておくと、照会が来ても答えられます
• 社会保障協定の相手国から一時的に派遣されてくる人：相手国の実施機関が出す「適用証明書」で、日本の年金制度などへの加入が免除される場合があります。適用証明書は事業主が相手国の実施機関に申請し、来日後は日本の事業所に出してもらって、年金事務所が求めたとき・調査のときに見せます。2024-07-01 からは「厚生年金保険・国民年金 条約等適用者に関する届書」の提出も始まっています（日本年金機構）。どの国・どの制度が免除になるかは国ごとに違うので、年金事務所に確かめます

本人に頼むもの（そのまま送れる文面）

内定を出したあとに、次の文面を送れます。会社の決まりに合わせて直してください。

入社の手続きのため、次のものをご用意ください。

1. 在留カード（入社日に原本を拝見します。コピーをいただく場合は、手続きに使う範囲で保管します）
   ※在留カードをお持ちでない方は、パスポート
2. 「留学」「家族滞在」の方は、資格外活動許可が分かるもの（在留カード裏面の欄、または資格外活動許可書）
3. 「特定技能」「特定活動」の方は、パスポートに付いている指定書
4. マイナンバー（個人番号）が分かるもの。日本の年金の番号（基礎年金番号）をお持ちの方は、その番号が分かるもの
5. 在留資格の変更や在留期間の更新を申請中の方は、そのことが分かるもの

在留期間が更新されたら、新しい在留カードを見せてください。

• 1〜3 は、届け出る8項目を会社が自分で確かめるためです。在留カードは個人情報なので、確かめた範囲を超えて写しを取らない・使わないようにします（冊子 p.20 は、提示を求めるときは個人情報であることに十分留意するよう求めています）
• 4 は、社会保険の資格取得届と、ローマ字氏名届が必要かの判断に使います

給与ソフトで出すときの流れ（マネーフォワード クラウド社会保険）

マネーフォワード クラウド社会保険では、従業員情報の「本人情報」に在留資格の情報（氏名（アルファベット）・在留カード番号・国籍・地域・在留資格・在留期間（満了日）・資格外活動許可・派遣・請負 就労区分）を登録でき、入社・退職の手続きに反映されます。マネーフォワード クラウド人事管理に登録してあれば、そこから取り込めます（2026-03-23 のお知らせ）。

1. 在留カードを見て、従業員情報の「本人情報」に在留資格の情報を入れる（クラウド人事管理から取り込む場合は、取り込んだ時点の人事管理の情報で上書きされる点に注意）
2. 「入社」の手続きで、雇用保険資格取得届・健保厚年資格取得届を作る（「入社」機能の使い方）
3. 電子申請で出す。雇用保険資格取得届・資格喪失届、健保厚年資格取得届・資格喪失届は、どれも電子申請に対応しています（作成できる帳票一覧）

• 「入社」機能の使い方のページには、本人情報の在留資格情報が入社手続きの画面に自動で反映される、と書かれています
• 2026-10-01 に見た帳票一覧には、「ローマ字氏名届」と「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」は載っていません。様式第3号は外国人雇用状況届出システムか紙で、ローマ字氏名届は日本年金機構の様式で出します。資格取得届の電子申請にローマ字氏名届を画像で添付できるかは、先にサポートで確かめてください
• 下のボタンの先はクラウド給与の公式サイトです。クラウド社会保険をどのプランで使えるかは、申し込む前に公式で確かめてください

つまずきやすいところ

• 雇用保険に入らない留学生のアルバイトを、届出が不要な人だと思い込む：雇用保険の被保険者にならなくても、外国人雇用状況の届出（様式第3号）は必要です
• 被保険者になる人について、資格取得届と様式第3号の両方を出す：資格取得届の17〜23欄を書けば届出は済み、様式第3号は必要ありません。様式第3号で先に出してしまったときは、資格取得届の「備考」欄に「様式第3号によって届出済」と書きます（冊子 p.6）
• 様式第3号の届出先を本社のハローワークにする：届出先は、その人が勤務する事業所施設（支店・店舗など）の住所を管轄するハローワークです。雇用保険の資格取得届の届出先（適用事業所を管轄するハローワーク）と違うことがあります
• 在留期間の満了日を見ていない：満了日を台帳に書き、更新したら新しい在留カードを見せてもらう段取りにします
• 在留資格の欄に「特定技能」「特定活動」とだけ書く：資格取得届・資格喪失届と今の様式第3号では、分野・活動の類型まで書きます（指定書で確かめる）。2027-04-01 からの様式第3号では、この一文が裏面から外れています
• フリガナを本人の名乗りで書く：2026-10-01 からは、フリガナ氏名だけが合わないときにローマ字の書類で本人を確かめる扱いです。在留カードのローマ字を基に書き、控えを残します

期限を過ぎてしまったときは、気づいた日に出します。資格取得届が遅れたときの添付書類は 資格取得届が遅れたときの出し方 にまとめました。外国人の従業員の年末調整（居住者・非永住者の区分、国外の家族の扶養）は 外国人の従業員の年末調整 にあります。

雇用保険に入る人の資格取得届と、社会保険の資格取得届（5日以内）の期限は、入社日を入れると届出の期限が出るツール で、窓口が閉まる日を避けた「この日までに出す」日つきで確かめられます。

出典（2026-10-01 確認）

• 厚生労働省 外国人雇用状況の届出について（様式第3号の今の様式 R080614版と、令和9年4月1日からの様式）
• 都道府県労働局・ハローワーク 外国人雇用はルールを守って適正に（令和8年6月版。届出事項の確かめ方 p.3〜5、様式第2号・第4号・第3号の書き方 p.6〜8、届出システム p.10〜11、Q&A p.20）
• 厚生労働省 外国人雇用状況届出Q&A
• 厚生労働省 適正な外国人雇用状況の届出のためのチェックリスト
• 厚生労働省 外国人雇用状況届出書（様式第3号）今の様式（PDF）・令和9年4月1日からの様式（PDF）
• 福岡労働局 雇用保険被保険者資格取得届 記入例（17〜23欄は被保険者が外国人の場合のみ記載）
• 東京労働局 雇用保険 被保険者に関するQ&A（被保険者になる条件、昼間学生の留学生、技能実習生）
• 日本年金機構 従業員を採用したときの手続き（ページの更新日 2026-10-01）
• 日本年金機構 ローマ字で氏名を登録（変更）するとき（ページの更新日 2025-12-25）
• 日本年金機構 日本国籍を有しない方のフリガナ氏名の取り扱いについて（2026-09-16 掲載）
• 日本年金機構 協定を結んでいる国から日本で働く場合の手続き（ページの更新日 2024-07-01）
• 出入国在留管理庁 在留カード等読取アプリケーション サポートページ
• マネーフォワード クラウド社会保険 在留資格情報の連携のお知らせ（2026-03-23）・「入社」機能の使い方・作成できる帳票一覧（ページの更新日 2026-05-20）