給与計算ソフトを年の途中で切り替える手順：引き継ぐ累計・住民税・社会保険の等級と、年末調整への影響（2026年版）
この記事の手順は、運営者の体験ではなく、公式情報をもとにまとめています。制度の説明は国税庁・日本年金機構・総務省、画面の名前はマネーフォワード クラウドの公式ヘルプで、2026-09-25〜26に確かめたものです。freeeについては、案内するヘルプの記事までを確かめています。細かい動きは、そのヘルプで確かめてください。
結論
1月支給分から切り替えられるなら、それがいちばん手間が少なく、年の途中で切り替えるなら ①1月からの累計 ②住民税の残りの月の額 ③標準報酬月額と適用開始月 ④社会保険料の徴収の方法（当月か翌月か） の4つを新しいソフトに入れます。
- ①1月から切り替え前の月までの給与・賞与の累計（支給額・社会保険料・源泉徴収税額）が抜けると、年末調整と源泉徴収票が合いません。②〜④が抜けると、切り替えた月の給与から違ってきます
- 1月支給分から切り替えると①が要らなくなり、今年の年末調整は今のソフトで終えられます。ただし②〜④は、1月から切り替えても入れます
- 今のソフトは、累計を書き出し、新しいソフトとの突き合わせが済み、書類を保存し終えるまで解約しません
乗り換え先を決める前に気になりやすい3つ：
- いつ始めれば1月に間に合うか：下の「1月から切り替える場合の段取り」に、10月からの順番をまとめています。12月の給与を両方のソフトで計算して比べるなら、11月中に従業員の登録を済ませます
- いくらかかるか：マネーフォワード クラウドの10人での年額は マネーフォワード クラウドの料金を10人の会社で試算、ほかの組み合わせは freee・マネーフォワード・SmartHR×ジョブカンの組み合わせ比較 にあります
- まだどれにするか決めていない：SmartHRと比較：freee人事労務・マネーフォワード クラウド・ジョブカン労務HR から読んでください。この記事は、切り替えると決めた人向けです
この記事が役に立つ人
- 従業員10人前後の会社で、給与と年末調整を一人で担当していて、給与計算ソフトを乗り換えると決めた人
- 「年末調整が終わってから」か「今すぐ」か、切り替える月を決めかねている人
今のソフトの解約の手順は、freee人事労務の解約方法 にまとめています（ほかのソフトでも、ダウンロードするものの考え方は同じです）。
先に決める：1月から切り替えるか、年の途中で切り替えるか
| 1月支給分から切り替える | 年の途中で切り替える | |
|---|---|---|
| 今年の年末調整 | 今のソフトで終える | 新しいソフトで行う |
| 1月からの累計の入力 | 要らない | 要る（従業員ごと・月ごと） |
| 住民税の天引き額 | 1〜5月分を入れる | 切り替えた月から5月分までを入れる |
| 標準報酬月額・徴収の方法 | 入れる | 入れる |
| 今のソフトを残す期間 | 1月31日までに、給与支払報告書を市区町村に出し、源泉徴収票を従業員に渡し終えるまで | 累計を書き出し、突き合わせが済むまで |
| 向いている場合 | 急がない。年末調整を慣れたソフトで終えたい | 今のソフトの更新日が迫っている、使い続けられない事情がある |
月は 支給日 で数えます。年末調整で使うのは「1月1日から12月31日までの間に支払うべきことが確定した給与」だからです（No.2662 年末調整のしかた（国税庁））。末締め翌月払いの会社では、12月に働いた分の給与（1月に支給）は翌年の分になります。「1月支給分から切り替える」とは、1月に払う給与から新しいソフトで計算する、という意味です。
年の途中で切り替えるなら、次の月は作業が重なります。
- 5月・6月支給分：算定基礎届に使う4〜6月の報酬が、2つのソフトに分かれます。届けを出すときに、2つのソフトの数字を手でつなぐことになります（算定基礎届の提出は7月10日まで。定時決定（日本年金機構））。6月支給分は、住民税の年度が変わり、天引き額が新しい通知書の額に変わる月でもあります（住民税の特別徴収は6月から翌年5月まで。個人住民税（総務省））
- 7月支給分：4〜6月の報酬は全部今のソフトに残るので、7月10日までに出す算定基礎届は今のソフトの数字で作ります。9月から使う新しい等級は、決まったら新しいソフトに入れます
- 12月支給分：年末調整の月です
1月から切り替える場合の段取り（いまから準備すると間に合う）
| 時期 | やること |
|---|---|
| 10月 | 新しいソフトを決めて、無料の期間で試す。締め日・支給日・社会保険料の徴収の方法を、今のソフトと同じに設定する |
| 11月 | 従業員を登録する（CSVで一括が早い）。標準報酬月額と、住民税の1〜5月分の額を入れる |
| 12月 | 今のソフトで12月の給与と年末調整を行う。同じ12月の給与を新しいソフトでも計算して、1人ずつ差がないか比べる |
| 1月 | 1月支給分から新しいソフトで計算する。今のソフトで給与支払報告書を市区町村に出し、源泉徴収票を従業員に渡す（期限は1月31日。令和9年1月からは、給与支払報告書を出せば、税務署への源泉徴収票の提出は要らなくなる。No.7411（国税庁）） |
| 2月以降 | 今のソフトから書類を保存し終えたら解約する |
- 1月の源泉徴収には、従業員が出す 令和9年分の扶養控除等申告書 の中身を使います。新しいソフトにはこちらの扶養の情報を入れます（【令和9年分】扶養控除等申告書の変更点）
- 2027年1月からは源泉徴収税額表も変わります（令和9年1月1日以後に支払う給与に使う税額表（国税庁））。1月の給与の前に確かめることは 【2027年1月から】源泉徴収税額表が変わる にまとめています
- 10月から1月までの年末調整の作業全体は 一人で担当する年末調整2026：10月から1月までの順番 にあります
年の途中から使い始めるときの入れ方の公式ヘルプ（マネーフォワード クラウド）：
- 従業員の一括登録：CSVファイルを利用した従業員の登録・更新方法
- 住民税の月ごとの額：住民税納付額を登録する方法を教えてください。
- 切り替える前の月の給与・賞与（年末調整用）：「給与・賞与」画面の使い方（クラウド年末調整）
freee人事労務へ移す場合の、年の途中から使い始める手順は、今回はfreeeのヘルプで確かめられませんでした。申し込む前に、freeeのヘルプかサポートで「切り替える前の月の給与をどこに入れるか」を確かめてください。
引き継ぐものの表
従業員ごとに、次のものを今のソフトと書類から集めます。
| 引き継ぐもの | 何に使うか | どこから取るか | 年の途中で切り替え | 1月から切り替え |
|---|---|---|---|---|
| 1月から切り替え前の月までの給与・賞与の支給額（課税と非課税を分ける） | 年末調整の給与の合計、源泉徴収票の支払金額 | 今のソフトの賃金台帳 | 要る | 要らない |
| 同じ期間の社会保険料の本人負担額 | 年末調整の社会保険料控除 | 賃金台帳 | 要る | 要らない |
| 同じ期間の源泉徴収税額 | 年末調整の過不足（還付・徴収） | 賃金台帳・源泉徴収簿 | 要る | 要らない |
| 住民税の月ごとの天引き額 | 毎月の住民税の天引き | 市区町村から届く特別徴収税額決定通知書 | 切り替えた月から5月分まで | 1〜5月分 |
| 標準報酬月額（健康保険・厚生年金）と適用開始月 | 毎月の社会保険料 | 年金事務所・健康保険組合からの決定通知書 | 要る | 要る |
| 社会保険料の徴収の方法（当月か翌月か） | 切り替えた月に2回引く・引き忘れるのを防ぐ | 今のソフトの設定 | 要る | 要る |
| 4〜6月の報酬、昇給・降給があった月からの報酬 | 算定基礎届、随時改定の判定 | 賃金台帳 | 切り替える月による | 年の途中で昇給があった人だけ |
| 扶養の人数・区分と、変わった月 | 毎月の源泉徴収、年末調整 | 扶養控除等申告書 | 要る | 令和9年分の申告書の中身を入れる |
| 今年入社した人の、前の勤め先の源泉徴収票 | 年末調整（前の勤め先の給与も含めて計算する） | 本人から回収した源泉徴収票 | 要る | 要らない |
| 雇用保険の資格取得日・区分 | 雇用保険料 | 今のソフト、資格取得の確認通知 | 要る | 要る |
表の根拠：
- 年末調整は、1年間に支払うことが確定した給与の合計で税額を計算し直し、源泉徴収した税額の合計との差を精算します（No.2662 年末調整のしかた）
- 年の途中で入社した人は、前の勤め先の給与も含めて年末調整します。前の勤め先の源泉徴収票で、給与の額・所得税・社会保険料を確かめます（No.2674 中途就職者の年末調整）
- 住民税の天引き額は、市区町村が特別徴収税額決定通知書で月ごとに知らせます（個人住民税（総務省））
- 標準報酬月額は、4〜6月の報酬で決まり、9月から翌年8月まで使います（定時決定（日本年金機構））
- 昇給・降給などで固定的賃金が変わったときは、変わった月から続く3か月（いずれも支払基礎日数17日以上）の報酬の平均が、今の等級と2等級以上違うときに改定します（随時改定。随時改定（日本年金機構））
住民税の額は、今のソフトに登録してある額ではなく、決定通知書から入れ直す のが安全です。年度の途中で変更の通知が届いた人の額が、今のソフトで直っていないことがあるためです。6月分だけ7月以降と額が違うことにも気をつけます。
例：freee人事労務からマネーフォワード クラウド給与へ、年の途中で移す場合
運営者は、freee人事労務からマネーフォワード クラウドへ移したことはありません。両社の公式ヘルプをもとにした流れです。
① freee人事労務：切り替える前の月までを確定して、書き出す
- 切り替える前の月までの給与・賞与を すべて確定 してから、賃金台帳を出します。確定していない月が台帳にどう出るかは、賃金台帳を作成する（freeeヘルプ） で確かめてください
- 賃金台帳を PDFとCSVの両方 で出します。PDFは保存用、CSVは新しいソフトへ数字を写すためと、突き合わせのためです
- 従業員情報をCSVで出します（従業員情報をエクスポートする（freeeヘルプ））。マイナンバーをこのエクスポートで出せるか、別の手続きが要るかも、同じヘルプで確かめてください。ダウンロードするものの一覧は freee人事労務の解約方法 の「ダウンロードするもの」にあります
私はfreee人事労務で、社労士への共有はPDF、管理会計で数字を使うときはCSVと、書き出しを使い分けていました。共有にはPDF、数字を集計し直すにはCSVと、用途ごとに形を分けて出しておくと、あとで使い回しやすくなります。
② マネーフォワード クラウド給与：従業員と、毎月の計算に要るものを入れる
| 入れるもの | 画面・方法 | 公式ヘルプ |
|---|---|---|
| 従業員 | 「従業員情報」→「CSVで従業員を追加する」。必須は姓・性別・都道府県・契約種別・給与区分・入社年月日 | CSVファイルを利用した従業員の登録・更新方法 |
| 標準報酬月額 | 従業員情報の「健康保険 / 厚生年金保険」タブ →「標準報酬月額を追加」。適用開始月 もあわせて入れる | 「従業員情報」画面の使い方 |
| 住民税の月ごとの額 | 従業員情報の「給与情報」タブの「住民税納付額」／CSVの「年度(住民税)」「●月納付額(住民税)」／eLTAXの特別徴収税額通知のCSVを読み込む | 住民税納付額を登録する方法 |
| 社会保険料の徴収の方法 | 「基本設定」→「全般」→「締め日グループ」の「社会保険料徴収方法」 | 社会保険料の当月徴収 |
| 扶養・税額表の区分 | 従業員情報の「一般情報」タブの「扶養情報」「所得税」 | 「従業員情報」画面の使い方 |
- 社会保険料の徴収の方法は、変えると 確定していない給与の計算 に効きます。最初の給与を確定する前に合わせます
- 子ども・子育て支援金を計算し始める月も、この徴収の方法で決まります（翌月徴収なら2026年5月1日以降の支給日、当月徴収なら4月1日以降の支給日から。計算開始月前に子ども・子育て支援金を計上する方法）
③ マネーフォワード クラウド年末調整：切り替える前の月の給与を入れる
マネーフォワード クラウドでは、年末調整は クラウド年末調整 で行います。「給与・賞与」の画面では、給与の情報を 1月〜12月の月ごと に扱い、クラウド給与からの取り込みと、CSVの読み込みができます（「給与・賞与」画面の使い方）。
- 切り替えた後の月：クラウド給与から取り込む（先に連携の設定が要ります）
- 切り替える前の月：freeeの賃金台帳の数字を、CSVで入れる。登録済みの情報を直すときは、「エクスポート」で出したCSVを編集してから読み込む よう案内されています。読み込める項目は、公式の「CSVインポートできる項目一覧」（Excel）で確かめます（インポートできる項目一覧）
- 今年入社した人の前の勤め先の分：「前職情報」の画面にCSVで入れます（「前職情報」画面の使い方）
私は年末調整をマネーフォワードで行い、外国人の従業員 と 扶養の処理 でつまずきました。切り替えの年は、この2つにも時間を取っておくと安心です。詳しくは 外国人の従業員の年末調整 と 扶養の判定で迷う所、全体の流れは マネーフォワード クラウド年末調整のやり方【2026年分】 にあります。
SmartHRからマネーフォワード クラウドへ移す場合は、SmartHRからマネーフォワード クラウドへ移行する手順 にまとめています。
2つのソフトでずれやすい所
| ずれやすい所 | 起きること | 決め方 |
|---|---|---|
| 社会保険料の徴収の方法（当月・翌月） | 今のソフトが当月、新しいソフトが翌月だと、切り替えた月に前の月の保険料をもう一度引く。逆だと1か月分引き忘れる | 今のソフトと同じにする。変えたいなら、切り替えが落ち着いてから別の月に変える |
| 所得税の計算のしかた（税額表か、電子計算機の特例か） | 端数の扱いが違い、源泉徴収税額が少しずれることがある。マネーフォワード クラウド給与の端数処理は、税額表は1円未満切り捨て、電子計算機の特例は10円未満四捨五入で、変更はできない（端数処理について） | 切り替えた月の差がこの範囲かを確かめる。年末調整で精算されるので、差の理由が説明できればよい |
| 支給・控除の項目と、課税・非課税の区分 | 通勤手当などの区分が違うと、課税支給額の累計が合わない | 今のソフトの項目を一覧にして、1つずつ新しいソフトの項目に対応させる（支給項目・控除項目の追加方法） |
| 締め日・支給日 | 勤怠の取り込みの期間がずれる | 今と同じにする。勤怠のソフトも変えるなら 勤怠管理システムを乗り換えるタイミング |
| 標準報酬月額の適用開始月 | 9月に変わった等級が反映されず、古い等級で計算される | 決定通知書の月で入れる |
突き合わせのチェック表
切り替えた後の最初の給与を確定する前と、年末調整の前に、1人ずつ見ます。
| いつ | 何を比べるか | 合っていればよい状態 |
|---|---|---|
| 最初の給与を確定する前 | 人数 | 今のソフトの前の月と同じ（入退社を除く） |
| 同上 | 社会保険料（1人ずつ） | 等級が変わった人以外は、前の月と同じ |
| 同上 | 住民税（1人ずつ） | 決定通知書のその月の額と同じ |
| 同上 | 源泉徴収税額（1人ずつ） | 支給額と扶養の人数が同じなら、前の月とほぼ同じ（差は端数の範囲）。1月支給分から切り替えるときは下の注を見る |
| 同上 | 総支給額・差引支給額の合計 | 前の月との差を、残業・入退社などで説明できる |
| 年末調整の前 | 1月からの給与・賞与の合計 | 今のソフトの賃金台帳の合計＋新しいソフトの合計と一致 |
| 同上 | 1月からの社会保険料・源泉徴収税額の合計 | 同上 |
| 同上 | 今年入社した人の前職の分 | 前の勤め先の源泉徴収票の数字と一致 |
1月支給分から切り替えるときの源泉徴収税額：2027年1月以後に払う給与は令和9年分の税額表で計算し、扶養の情報も令和9年分の申告書の中身になるので、12月と1月の税額は端数の範囲を超えて違うことがあります。1月は前の月と比べずに、新しいソフトの税額を 令和9年分の税額表（国税庁） と比べます。ソフトどうしの比べ合わせは、段取り表のとおり、同じ12月分を両方のソフトで計算して行います。
合わない人がいたら、どの月で差が出たかを、月ごとの一覧で探します。合計だけ見ていると、原因の月を探すのに時間がかかります。
今のソフトのデータの保存
- 解約の前に、賃金台帳（PDFとCSV）・源泉徴収簿・従業員情報を出します。 解約するとログインできなくなるソフトがあります
- 賃金台帳などの労働関係の書類は5年間（当分の間は3年間。労働基準法 第109条・附則 第143条）の保存が決まっています。扶養控除等申告書などは7年間です（No.2503 扶養控除等申告書等の保存期間（国税庁））。表にした一覧は freee人事労務の解約方法 の「書類はいつまで残すのか」にあります
- 年払いの契約なら、更新日を先に確かめます。更新日の前に切り替えを終えるか、1年分を払ってから1月に切り替えるかで、段取りが変わります
従業員へ配る一言（見本）
切り替えると、給与明細の見た目や、明細を見る場所が変わります。最初の明細の前に、こう伝えておくと問い合わせが減ります。
◯月支給分の給与から、給与計算のシステムが変わります。給与明細は◯◯で見られるようになります（ログインの案内は別に送ります）。金額の計算のしかたは変わりません。明細の見た目が変わるだけです。気になる所があれば、◯◯まで知らせてください。
つまずきやすい所
- 源泉徴収票の支払金額が、切り替えた後の分しか載っていない：切り替える前の月の給与を、年末調整の側に入れていません。上の③のとおり、月ごとに入れます
- 切り替えた月だけ、社会保険料が2か月分引かれた：徴収の方法（当月・翌月）が今のソフトと違います。確定する前に設定を直します
- 住民税が前の月と違う：6月の年度替わりか、変更の通知が反映されていないかです。決定通知書と比べます
- 今のソフトを解約してから、賃金台帳が足りないと気づいた：確定していない月があると、台帳の数字が足りなくなります。全部の月を確定してから出し、解約はいちばん最後にします
- 7月に算定基礎届を出すときに、4〜6月の報酬が2つのソフトに分かれている：5月・6月支給分で切り替えた場合は、今のソフトの賃金台帳の数字と新しいソフトの数字を足して、手で届けを作ることになります（切り替える月を選ぶとき、ここを避けます）
よくある質問
年末調整だけ、新しいソフトで行えますか？
マネーフォワード クラウド年末調整は、給与の情報を1月〜12月の月ごとにCSVで読み込めます。給与計算は今のソフトのままで、年末調整だけを先に移す使い方もできます。ただ、その年は月ごとの数字を1年分入れることになるので、12月までの給与を今のソフトで確定してから入れると、入れ直しが減ります。
年の途中で切り替えるなら、何月がいいですか？
5月・6月支給分（算定基礎届に使う4〜6月の報酬が分かれる。6月は住民税の年度替わりとも重なる）、7月支給分（算定基礎届を今のソフトの数字で作り、9月からの等級を新しいソフトに入れる）、12月支給分（年末調整）を避けると、作業が重なりません。更新日などで急がないなら、1月支給分からが最も手間がかかりません。
過去の月の給与明細を、新しいソフトで作り直す必要はありますか？
年末調整に要るのは月ごとの数字で、明細の作り直しではありません。過去の月の明細や賃金台帳は、今のソフトから出したPDFを保存しておきます。
1月から切り替えるなら、今のソフトはいつ解約できますか？
1月31日までに、今のソフトで給与支払報告書を市区町村に出し、源泉徴収票を従業員に渡し終えてからです（令和9年1月からは、給与支払報告書を出せば、税務署への源泉徴収票の提出は要りません。No.7411）。年末調整の書類は、契約がないと出せないソフトがあります。
まとめ
- 年の途中で切り替えるなら、①1月からの累計 ②住民税の残りの月の額 ③標準報酬月額と適用開始月 ④徴収の方法 を新しいソフトに入れる
- 1月支給分からの切り替えが最も手間が少ない。それでも②〜④は入れる
- 切り替えた最初の月と年末調整の前に、1人ずつ突き合わせる
- 今のソフトは、賃金台帳などを出し終えてから、いちばん最後に解約 する
次に読む：
- 10月から1月までの年末調整の順番 → 一人で担当する年末調整2026
- 今のソフトの解約とダウンロードするもの → freee人事労務の解約方法
- 勤怠も一緒に変えるとき → 勤怠管理システムを乗り換えるタイミング