勤怠管理システムの乗り換え手順：切り替える日・有給の移し方・解約前の書き出し（10人の会社・2026年版）

私はジョブカンとマネーフォワード クラウドを使ったことがあり、最後の構成は、会計・給与・勤怠・労務・経費がすべてマネーフォワード クラウドでした。ただ、ジョブカンからマネーフォワードへ勤怠を移す作業は、私はしていません。この記事の手順は、ジョブカン・マネーフォワード クラウド勤怠の公式ヘルプと厚生労働省の資料で 2026-09-25に確認 した内容をもとにまとめています。

結論

切り替えは勤怠の締め日の翌日にして、最初の1回の締めだけ新旧を並べ、有給は付与日ごとに移し、旧システムは記録を書き出してから解約します。

結論の中身

• 切り替える日は、勤怠の締め日の翌日 にします。月の途中で切ると、残業の月の合計が2つのシステムに割れて、月60時間を超えた分の割増や、36協定の上限の判定が正しく出なくなります
• 最初の1回の締めだけ、新旧を並べて動かします。 その月の給与は旧システムの数字で払い、新しいシステムの集計と1人ずつ突き合わせて、合ってから旧システムをやめます
• 有給は、残日数だけでなく「付与日」と「失効日」も移します。 付与日（基準日）が、年5日の取得義務と次の付与の起点になるためです
• 旧システムは、解約の前に書き出します。 出勤簿やタイムカードの記録は5年（当分の間は3年）の保存が必要で、数え始めは給料の支払日になる場合があります。たとえばジョブカンは、解約希望月の翌月14日までにダウンロードを終える決まりで、アカウントを停止するとデータは消えて戻せません

乗り換え先がまだ決まっていない場合は、先に 勤怠管理の比較（10人規模） を読んでください。

この記事が役に立つ人

• 今の勤怠管理システムから、別の勤怠管理システムへ乗り換えようとしている人
• 従業員10人前後の会社で、勤怠と給与を一人で担当している人

Excelやタイムカードから初めてシステムを入れる場合は、勤怠管理システムの導入手順（Excelから移す5段階） の方が合っています。KING OF TIMEから移る場合の解約の手順は KING OF TIMEから乗り換えるとき にまとめています。

乗り換える前に：設定や連携で済まないか

乗り換えは、有給の移し替え・1か月の並行・旧データの保存と、手間がかかります。困っていることによっては、今のシステムのまま直せる場合があります。

それでも乗り換えるなら、選ぶときに見る所は次の4つです。

10人規模での候補の比べ方は、勤怠管理の比較（10人規模） にまとめています。

移すデータ・移さないデータ・保存するデータ

切り替える日を決める

締め日の翌日にする

締め期間の途中で切り替えると、次の数字が2つのシステムに割れます。

• 残業の月の合計：中小企業も2023年4月から、月60時間を超える時間外労働は50％以上の割増です（厚生労働省のリーフレット）。どちらのシステムにも月の一部しか入っていないと、60時間を超えた所が出ません
• 36協定の上限：特別条項があっても、時間外と休日労働の合計は月100時間未満・2〜6か月の平均80時間以内です（時間外労働の上限規制）。月の合計が割れると、警告が出ません
• 有給の取得日数・遅刻早退欠勤の回数：1か月分をまとめて見る数字が、2か所に分かれます

なお、月60時間を数える「1か月」の起算日は、就業規則で決めます（厚生労働省のリーフレットの規定例は毎月1日）。締め日が20日などで、この起算日と締め期間が違う会社は、新しいシステムにも同じ起算日を設定します。

避ける時期

例：末締め・翌月25日払いで、10月1日に切り替える

手順

① 今の設定を書き出して、新しいシステムに合わせる

乗り換えで数字が合わない原因の多くは、旧システムの設定と新しいシステムの設定の違いです。旧システムの設定画面を見ながら、次の表を埋めてから新しいシステムを設定します。

② 従業員を登録する

多くの勤怠サービスには、従業員をCSVでまとめて取り込む機能があります。マネーフォワード クラウド勤怠では「全権管理者メニュー」＞「従業員」＞「従業員一覧」の「追加」＞「インポート」で、見本のCSVに写して取り込みます（従業員情報のインポート方法）。

• 従業員番号は、給与ソフトと同じ書き方 にします（桁数・頭の0まで）
• 公式ヘルプの注意では、空欄のまま取り込むと、登録済みの情報が空欄で上書きされる場合があります。残したい値もCSVに入れておきます
• 従業員情報の画面で就業ルールや役職を後から変えると、まだ締めていない過去の日次勤怠にも反映されます（同じページの注意）。①で設定を固めてから登録します

③ 1回の締めだけ並べて動かす

並べ方は2つあります。10人前後なら、どちらでも回ります。

後の方法について、マネーフォワード クラウド勤怠には「日次勤怠データ」（打刻）のインポートがあります。公式ヘルプでは、同じ日付に打刻があると上書きされ、取り込んだあとは元に戻せない とされています（日次勤怠データのインポート方法）。両方のやり方を混ぜず、どちらか1つにします。

④ 突き合わせる

締めたあとに、従業員1人ずつ、次の数字を並べます。1人でも合わなければ、原因が分かるまで旧システムをやめません。

合わなかったら、もう1回の締めを並べます。

⑤ 有給を移す

有給は、付与ごとに1行 で移します。年次有給休暇の請求権の時効は2年なので（厚生労働省 改正労働基準法等に関するQ&A Q1-2）、前の年に付与した分が残っている人は、付与が2つあります。それぞれの付与日と失効日で入れます。

移し方は2つあります。

年10日以上付与される人には、付与した日（基準日）から1年以内に5日を取らせる義務があります（厚生労働省：年次有給休暇の時季指定義務）。Aで移した場合は、次の基準日まで、旧システムで取った日数と新しいシステムで取った日数を足して 5日に届くかを見ます。10人前後なら、表を1枚作れば足ります。

マネーフォワード クラウド勤怠では、付与は「全権管理者メニュー」＞「連携」＞「インポート」＞「休暇付与データ」（付与日・付与日数・失効日が必須）、取った日は「有給休暇利用実績データ」で取り込みます。残日数は、付与から利用実績を引いた日数になります（休暇付与データのインポート方法・有給休暇利用実績データのインポート方法）。公式ヘルプの注意は次の2つです。

• 休暇付与データは、すでにある付与を上書きせず、そのまま足される。取り込みは1回だけ にする
• 利用実績は、残日数が足りないとエラーになる。付与を先に 取り込む

もう1つ、切り替える日より後の日付の有給の申請 に気をつけます。旧システムで受け付けた10月以降の有給の申請は、新しいシステムには入りません。旧システムの残日数の表示に、先の予定が差し引かれていないこともあります。ジョブカンの場合、先の日付で取る予定の日数は、その休暇の日が来てから残日数に反映されます（公式ヘルプ休暇の残日数を確認する・有休取得管理）。先の日付の申請は、新しいシステムで出し直してもらいます。

⑥ 切り替えて、36協定の数字は数か月、足して見る

突き合わせが合ったら、締め日の翌日から新しいシステムだけにします。

切り替えたあとの数か月は、新しいシステムには前の月の残業が入っていません。 次の数字は、旧システムの実績と足して見ます。

⑦ 旧システムを書き出して、解約する

解約の前に、次のものを書き出します。

解約の期限と、解約後にデータが見られる期間は、サービスごとに違います。契約の画面か公式ヘルプで先に確かめて、⑦の日を①より前にカレンダーに入れておきます。

例：ジョブカンからマネーフォワード クラウド勤怠へ移す場合

ここは、両社の公式ヘルプをもとにまとめています（私はこの移行をしていません）。

ジョブカン勤怠管理の有料プランの解約は、公式ヘルプでは次の決まりです（ジョブカン勤怠管理を解約するにはどうすればよいですか？）。

上の「10月1日に切り替える」例に当てはめると、次のどちらかです。

一人担当なら、給与の支払いのあとに打刻の直しが出ることもあるので、10月の解約の方が安全 です。

旧システムの記録はいつまで残すか

厚生労働省の 改正労働基準法等に関するQ&A（令和2年4月1日） で確かめた内容です。

年次有給休暇管理簿は、切り替えた時点で今の1年がまだ終わっていません。その1年の分は、旧システムの管理簿（切り替えまで）と新しいシステムの記録（切り替えから）の両方を残します。

Q&Aの例では、給料の計算が毎月1日〜末日、支払日が翌月10日の会社なら、タイムカードなどの記録は翌月10日から数えて3年の保存が必要とされています。上の例なら、旧システムの最後の9月分は、2026年10月25日から数えて3年 です。本来の5年に戻っても困らないように、5年を目安に残しておく方が楽です。

保存のしかたは、次の3つで足ります。

• 書き出したファイルを「勤怠_旧システム_2026年9月まで」のように、切り替えた月が分かる名前のフォルダ に1か所でまとめる
• 上書きされないように読み取り専用にするか、別の場所にも1部置く
• いつか新しいシステムから乗り換えるときも同じです。マネーフォワード クラウド勤怠にも出勤簿（PDF・CSV）のエクスポートがあります（出勤簿（CSV）データのエクスポート方法）

つまずきやすい所

よくある質問

月の途中で切り替えてもよいですか？

できなくはありませんが、勧めません。残業の月の合計が2つのシステムに分かれ、月60時間を超えた分の割増や、36協定の上限を手で計算することになります。締め日の翌日にすれば、この手間はなくなります。

新旧を並べるのは何か月ですか？

締め1回分が基本です。人数・時間・有給が1人ずつ合えば切り替えます。合わなければ、もう1回並べます。

旧システムの過去の打刻も、新しいシステムに移すべきですか？

移さなくて足ります。過去の記録は旧システムから書き出して保存し、新しいシステムには切り替えた日からの打刻だけを入れます。移すのは、従業員・有給・設定です。

旧システムはいつ解約すればよいですか？

新しいシステムで最初の締めが合い、旧システムの記録を書き出して中身を確かめたあとです。ジョブカンのように「解約希望月の末日までに申し込み、翌月14日までに書き出す」決まりのサービスでは、並べた月の翌月を解約希望月にすると、締めと書き出しに余裕が持てます。

従業員に二重に打刻してもらうのが難しいときは？

従業員は旧システムだけで打刻し、1か月分の打刻を新しいシステムに取り込んで計算を比べる方法があります（手順の③）。旧システムから打刻を書き出せる形と、新しいシステムの取り込みの注意（上書き・元に戻せない）を先に確かめます。

まとめ

• 切り替えは 締め日の翌日。月の途中で切らない
• 1回の締めだけ新旧を並べ、その月の給与は旧システムの数字で払う。1人ずつ突き合わせる
• 有給は 付与ごとに、付与日・日数・失効日 を移す。先の日付の申請は出し直してもらう
• 切り替えてから数か月は、36協定と年5日の数字を旧システムの実績と足して 見る
• 旧システムは 書き出してから解約。記録は今は3年（本来は5年）、数え始めは給料の支払日になる場合がある

次に読む：

• 乗り換え先を比べる → 勤怠管理の比較（10人規模）
• 新しい勤怠を給与ソフトにつなぐ → マネーフォワード クラウド勤怠と給与の連携手順
• 勤怠と一緒に労務のソフトも見直す → SmartHRと比較：freee人事労務・マネーフォワード クラウド・ジョブカン労務HR