立替金精算書：従業員や取引先が立て替えたときに保存するもの（国税庁 Q&A）
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結論
取引先が立て替えた経費は、立て替えた会社あての適格請求書をそのまま受け取っても、それだけでは足りません。立て替えた会社が作る 立替金精算書 を一緒にもらい、2枚を保存します（インボイスQ&A 問94、基通11-6-2）。立て替えた会社が登録事業者でなくても、実際の売り手（支払先）が登録事業者なら 控除できます（問94）。従業員が立て替えて、レシートの宛名が従業員の名前のときは、従業員名簿などを一緒に保存 すれば十分です。名簿が無く従業員を特定できないときは、従業員が作る立替金精算書が必要です（問94-2）。出張旅費の実費精算のうち通常必要な部分は、帳簿だけの保存で十分です（問107-2）。自社の取引がどれに当たるかは、顧問の税理士に確認します。
| 立て替えた人・場面 | 会社が保存するもの | 帳簿の「相手方」 | 根拠 |
|---|---|---|---|
| 取引先（B社）が立て替えた | 支払先（C社）がB社あてに出した適格請求書（原本か写し）＋B社が作った立替金精算書 | 支払先のC社 | 問94・多く寄せられるご質問 問㉑ |
| 取引先が、自社を含む何社かの分をまとめて立て替えた | 原則は適格請求書の写し＋精算書。写しの交付が難しいときは、精算書だけ（原本はB社が保存） | 支払先のC社 | 問94（参考1） |
| 従業員が消耗品などを立て替え、レシートの宛名が従業員の名前 | 宛名が従業員の適格簡易請求書＋従業員名簿等 | 店（売り手） | 問94-2 |
| 同上で、従業員名簿等が無く、従業員を特定できない | 宛名が従業員の適格簡易請求書＋従業員が作った立替金精算書 | 店（売り手） | 問94-2 |
| 従業員の出張旅費・宿泊費・日当（実費精算を含む）のうち、その旅行に通常必要な部分 | 帳簿だけ（決まった事項を書く） | 書き方は問110 | 問107-2・問110 |
| 3万円未満の電車・バスの運賃など、帳簿だけで済む取引の立て替え | 帳簿だけ（適格請求書と精算書は必要ない） | 書き方は問110 | 問94・問104 |
この記事が役に立つ人
- 取引先が電気代・会場費・交通費などを立て替えて、取引先あての請求書が回ってきた経理の担当者
- 社員が自分の名前の宛名で領収書をもらってきて、差し戻すべきか迷っている人
- 立替金精算書を作る側（グループ会社・共同事業の幹事・ビルの管理会社など）で、書く欄を決めたい人
- 経費の精算のルールを、インボイスに合わせて1枚にまとめ直したい人
公式の文言：B社あての請求書だけでは足りない（問94）
問94 は、取引先（B社）に経費を立て替えてもらい、支払先（C社）が出した適格請求書にB社の名前が書かれている場面です。答えの最初の文は次のとおりです。
貴社が、Ｃ社から立替払をしたＢ社宛に交付された適格請求書をＢ社からそのまま受領したとしても、これをもって、Ｃ社から貴社に交付された適格請求書とすることはできません。
そのうえで、立替金精算書などで、C社からの仕入れが自社のものだと明らかにされていれば、適格請求書と立替金精算書等の保存で、請求書等の保存の要件を満たすとしています（基通11-6-2）。あわせて、次の2点が書かれています。
| 問94 に書かれていること | 経理で見ること |
|---|---|
| 立て替えたB社が登録事業者でなくても、C社が登録事業者なら、仕入税額控除を行うことができる | 見るのは C社の登録番号。B社の登録番号ではない |
| 立て替えた中身が、帳簿だけの保存で控除できる取引（問104）に当たると確かめられたときは、適格請求書と立替金精算書等の保存は要らない | 3万円未満の公共交通機関の運賃など。帳簿の書き方は問110 |
立替金精算書のひな形（そのまま使える）
問94 の「立替金精算の記載イメージ」の欄を、そのまま使える形に並べました。立て替えた会社（B社）が作り、立て替えてもらった会社（A社）に渡します。◯の部分を書き換えます。
立替金精算書
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 宛名 | ◯◯株式会社 御中（立て替えてもらった会社） |
| 作成者 | ◯◯株式会社（立て替えた会社）。作成者の登録番号は書かなくてよい（問94 の記載イメージ） |
| 発行日 | YYYY-MM-DD |
| 明細の列 | 内容（例：電気料金）／金額（税込）／消費税額等（税率ごと）／備考（対象の期間など）／売り手の名前（支払先） |
| 合計 | 金額（税込）と消費税額等の合計 |
| 添える一文（一案） | 「本精算書の保存をもって仕入税額控除の適用を受けることが可能です。」 |
| 内容 | 金額（税込） | 消費税額等（10％） | 備考 | 売り手（支払先） |
|---|---|---|---|---|
| ◯◯料金 | ◯円 | ◯円 | ◯年◯月分 | ◯◯株式会社 |
| ◯◯料金 | ◯円 | ◯円 | ◯年◯月分 | ◯◯株式会社 |
| 合計 | ◯円 | ◯円 |
- 売り手の名前の列は省かない。 問94 の記載イメージは、仕入税額控除を受けるには帳簿に売り手の名前を書く必要があるので、名前を表示するとしています
- 消費税額は、記載イメージでは次のどちらかで出すとされています。①合計金額を税率で割り戻して端数処理する、②料金ごとに税率で割り戻して端数処理し、それを合計する
- 「本精算書の保存をもって…」の一文は、売り手が登録事業者であることを示す方法の一案として、記載イメージに書き添えられています
- 8％の物が混ざるときは、税率ごとに分けて合計と消費税額等を書きます（問94 の参考1 は「適用税率ごとに区分する」ことを精算書の記載事項に挙げています）
何社分かをまとめて立て替えたとき（問94 の参考1）
管理会社や幹事の会社が、自社を含む何社かの分をまとめて払った場面です。問94 の参考1 は、次の順で整理しています。
| 順 | 問94（参考1）の扱い | 精算書を作る側がすること |
|---|---|---|
| 1 | 原則は、C社から受け取った適格請求書の写しに、B社が作った精算書を添えて、立て替えてもらった各社に渡す | 写しと精算書をセットで送る |
| 2 | 写しが大量になるなどで渡すのが難しいときは、B社が適格請求書を保存し、精算書だけを渡せばよい | 原本はB社で保存。各社の負担額を精算書に書く |
| 3 | 2のときの精算書には、登録事業者からの仕入れかどうかを明らかにし、税率ごとに分けるなど、控除に必要な事項を書く | 「登録事業者からの仕入れ」かどうかの欄を作る |
| 4 | 消費税額等は、適格請求書の消費税額等を基にして、負担の割合であん分するなど合理的な方法で出す。支払先が何社もあるときは、支払先ごとに分けて書くほか、税率ごとにまとめて1回で端数処理してもよい（問57 参考③）。各社の合計が元の請求書と合わなくても、合理的な方法なら差し支えない | あん分の方法（面積・人数など）を決めて、毎回同じにする |
| 5 | 帳簿には売り手（C社）の名前が必要。B社とA社の間で、C社の名前と登録番号を確かめられるようにしておく | 書面での通知や、継続した取引の契約書で別に明らかにしていれば、精算書に書かなくてもよい |
問94 の参考2 は、別の方法として、立て替えてもらった側（A社）が精算の中身を書いた明細書（仕入明細書等）を作ってB社に確認してもらう方法も挙げています。どちらにするかは、顧問の税理士に確認して決めます。
従業員が立て替えたとき（問94-2）
社員が事務用品などを自分で買い、レシートと引き換えに代金を払う場面です。問94-2 は、レシートの宛名に 従業員の名前 が書かれているときの扱いを示しています。
当該従業員が貴社に所属していることが明らかとなる名簿や当該名簿の記載事項に係る電磁的記録（以下「従業員名簿等」といいます。）の保存が併せて行われているのであれば、宛名に従業員名が記載された適格簡易請求書と、当該従業員名簿等の保存をもって、貴社は当該消耗品費に係る請求書等の保存要件を満たすこととして、仕入税額控除を行うこととして差し支えありません。
| 受け取ったレシート・領収書 | 会社が一緒に保存するもの | 根拠 |
|---|---|---|
| 宛名が従業員の名前の適格簡易請求書（従業員名簿等がある） | 従業員名簿等（紙でも電子でも） | 問94-2 |
| 宛名が従業員の名前の適格簡易請求書（従業員名簿等が無く、従業員を特定できない） | 従業員が作った立替金精算書 | 問94-2 |
| 宛名が会社名の領収書 | 精算の記録（会社の決まりによる） | 宛名が会社なので問94-2 の場面ではない（推定） |
| 宛名の無いレシート（コンビニ・飲食店など） | 精算の記録（会社の決まりによる） | 問94-2 は「宛名に従業員名」の場面。宛名の無いレシートの扱いは顧問の税理士に確認（推定） |
- 問94-2 は、本来宛名が不要な適格簡易請求書でも、会社以外の名前が宛名に書かれていると、そのまま保存するだけでは控除できない、という原則を先に書いています。宛名が従業員の名前のレシートは、名簿か精算書とセットで残す のが要点です
- 従業員名簿は、労働基準法で会社が作る名簿が使えるか、顧問の税理士に確認します（推定）
出張旅費は、実費精算でも帳簿だけで足りる部分がある（問107-2）
問107-2 は、旅費規程・日当規程に基づいて、実際にかかった費用で精算する出張旅費も、その旅行に通常必要と認められる部分は、帳簿だけの保存で控除できるとしています（消法30⑦、消令49①一ニ、消規15の4二、基通11-6-4）。
| 問107-2 に書かれていること | 経理で見ること |
|---|---|
| 「通常必要であると認められる部分」は、所得税基本通達9-3 で判定し、所得税が非課税となる範囲内で、帳簿だけの保存が認められる | 旅費規程の範囲かどうか |
| 実費精算が、会社が用務先へ直接払ったのと同じと見られる場合は、通常必要な範囲かどうかにかかわらず、帳簿と社員から集めた適格請求書等の保存が要る | 会社のための支払いの立て替えなのか、出張の旅費なのかを分ける |
| その場合でも、3万円未満の公共交通機関の運賃など一定のものは、帳簿だけで足りる | 運賃は「3万円未満の鉄道料金」などと帳簿に書く（問110） |
帳簿に書くこと（そのまま使える摘要）
| 場面 | 取引先（相手方）の欄 | 摘要に足す一言 | 根拠 |
|---|---|---|---|
| 取引先が立て替えた | 売り手（C社）の名前 | 「◯◯社立替・精算書あり」 | 問94（参考1） |
| 従業員が立て替えた（宛名が従業員） | 店の名前 | 「◯◯立替・従業員名簿で確認」か「◯◯立替・精算書あり」 | 問94-2 |
| 出張旅費・日当（通常必要な部分） | 帳簿だけの保存の場面。住所の記載は必要ない | 帳簿だけで控除できる取引に当たる旨（問110 に⑩の書き方の例は無い。「出張旅費等」などの書き方は顧問の税理士に確認） | 問110 |
| 3万円未満の電車・バスの運賃 | 住所の記載は必要ない | 「3万円未満の鉄道料金」（問110 の例） | 問110 |
- 問110 は、帳簿だけの保存で控除できる取引の帳簿には、ふだんの記載事項に加えて「帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められるいずれかの仕入れに該当する旨」を書くとしています。出張旅費等（⑩）と3万円未満の公共交通機関（①）は、相手の住所・所在地の記載が不要なものに挙がっています
- 帳簿の保存期間は、問110 の（参考）の古物台帳の説明の中で「課税期間に係る確定申告書の提出期限の翌日から７年間」と書かれています
売り手が登録事業者でないとき
問94 が控除できるとしているのは、売り手（C社）が登録事業者 の場合です。売り手が登録事業者でないときは、立替金精算書があっても、インボイスの無い仕入れと同じ扱いになります（推定）。
令和8年度税制改正特集によると、インボイス発行事業者以外の者からの仕入れの経過措置で控除できる割合は、次のとおりです。
- 2026-10-01 から 2028-09-30 まで：70％
- 2028-10-01 から 2030-09-30 まで：50％
- 2030-10-01 から 2031-09-30 まで：30％
- 2031-10-01 以降：控除できません
同じ改正特集は、一つの売り手（登録事業者でない者）からの仕入れが、その年か事業年度で税込1億円を超えると、超えた部分には経過措置を使えないとしています。経過措置を使うときの帳簿の書き方は、顧問の税理士に確認します。売り手の登録番号は、国税庁の 適格請求書発行事業者公表サイト で確かめます。
精算書を受け取ったときのチェック表
| 順 | 見ること | 「いいえ」のときにすること |
|---|---|---|
| 1 | 精算書の宛名が自社か | 立て替えた会社に宛名を直してもらう |
| 2 | 明細に売り手（支払先）の名前があるか | 売り手の名前を書き足してもらう（帳簿に必要） |
| 3 | 売り手が登録事業者か分かるか（登録番号・一文・契約書） | 売り手の登録番号を書面で知らせてもらうか、公表サイトで確かめる |
| 4 | 税率ごとに金額と消費税額等が分かれているか | 税率ごとに分けて書き直してもらう |
| 5 | 元の適格請求書の写しが付いているか | 写しの交付が難しいと言われたら、問94（参考1）の扱いに当たるかを顧問の税理士に確認 |
| 6 | 自社の負担分だけが書かれているか（まとめて立て替えた場合） | あん分の方法を聞き、毎回同じ方法か確かめる |
取引先・社員に頼む一言（そのまま使える文面）
取引先（立て替えてくれた会社）へ
◯◯の件で立て替えていただいた費用について、インボイス制度に合わせて、立替金精算書の発行をお願いできますでしょうか。宛名を「◯◯株式会社」とし、明細ごとに支払先の名前、税込の金額、税率ごとの消費税額、対象の期間を書いていただけると助かります。支払先が適格請求書発行事業者かどうか（登録番号）と、支払先から受け取られた請求書の写しもあわせてお願いします。写しのご用意が難しい場合はご相談ください。
社員へ（経費の精算の案内に貼る）
立て替えた経費を精算するときは、店のレシートか領収書を添付してください。宛名に自分の名前が入っている場合は、そのままで構いません（会社の従業員名簿と一緒に保存します）。宛名は会社名「◯◯株式会社」にしてもらうのが一番確実です。
マネーフォワード クラウド会計で、精算書と請求書を仕訳に付けて残す
精算書と適格請求書の写しは、立替金を払った仕訳に2枚とも付けておくと、あとで1件ずつ出せます。紙の綴りで2枚を突き合わせている会社は、仕訳に証憑を付けて残せる会計ソフトかを、乗り換えの前に下の公式サイトで確かめます。
マネーフォワード クラウド会計の「証憑添付」機能では、仕訳帳や振替伝票の画面で、証憑を添付する仕訳の右側にあるクリップのアイコンを押し、「アップロード」か「クラウドBoxから選択」で付けます（「証憑添付」機能の使い方、2026-10-03 確認）。
- 仕訳の取引先は 売り手（支払先） にする。立て替えた会社の名前は摘要に書く
- 精算書と適格請求書の写しを、同じ仕訳に添付する
- 従業員の立て替えは、宛名が従業員のレシートを添付し、摘要に「◯◯立替」と書く。従業員名簿の保存場所は、経理の手順書に1行書いておく
- 税区分は、売り手が登録事業者かどうかで変わる。設定は顧問の税理士の指示に合わせる
立替金を払う側の仕訳の考え方は 振込手数料の仕訳（インボイスQ&A 問29 の立替金の扱い）にもあります。経費の精算が会計に連携されないときは クラウド経費の仕訳が会計に連携されないとき を見てください。
顧問の税理士に送る一言（そのまま送れる文面）
立替金の扱いを確認させてください。(1) 取引先の◯◯社が立て替えた◯◯（支払先は◯◯社）について、◯◯社あての適格請求書の写しと、◯◯社が作った立替金精算書を保存し、取引先を支払先の名前で帳簿に入れる予定です。この形でよいでしょうか。(2) 社員が立て替えたレシートで、宛名が社員の名前のものは、従業員名簿と一緒に保存しています。名簿として使うものはこれで十分でしょうか。(3) 支払先が登録事業者でない立替分は、経過措置の対象として税区分を分けてよいでしょうか。
つまずきやすいところ
- 立て替えた会社あての請求書を、そのまま自社の請求書として保存する：問94 の答えが冒頭で述べるとおり、それだけでは自社への適格請求書になりません。精算書とセットにします
- 立て替えた会社の登録番号を確かめる：見るのは売り手（支払先）の登録番号です。問94 の記載イメージでも、立て替えた会社の登録番号は書かなくてよいとされています
- 帳簿の取引先を、立て替えた会社の名前にする：帳簿に必要なのは売り手の名前です（問94 の参考1）
- 宛名が社員の名前のレシートを全部差し戻す：従業員名簿等を一緒に保存していれば十分です（問94-2）
- 出張旅費の実費精算で、領収書が無いと控除できないと考える：通常必要な部分は帳簿だけで十分です（問107-2）。旅費規程の範囲を超える部分の扱いは顧問の税理士に確認します
社員の立替えを減らすなら、法人カードで払うものと立替えで精算するものの分け方を先に決めます。法人カードの明細を経費精算・会計ソフトにつなぐ手順と、立替えとの分け方 にまとめました。
まとめ
- 取引先が立て替えたら、適格請求書（写し）＋立替金精算書を保存する（問94）
- 精算書の明細には売り手の名前を書く。立て替えた会社の登録番号は必要ない
- まとめて立て替えた場合は、写しが難しければ精算書だけでよい。その精算書に、登録事業者からの仕入れかと税率ごとの区分を書く（問94 の参考1）
- 社員が立て替え、宛名が社員の名前なら、従業員名簿等と一緒に保存する。名簿が無ければ社員の精算書（問94-2）
- 出張旅費の通常必要な部分と、3万円未満の運賃などは帳簿だけで十分（問107-2・問110）
次に読む
- 振込手数料の仕訳：インボイスQ&A 問29 の売上値引き・支払手数料・立替金の3通り
- 給与が出ない月の社会保険料を会社が立て替えるとき：会社が立て替える側の仕訳と回収
- クラウド経費の仕訳が会計に連携されないとき
- インボイス2割特例はいつまで（法人）
出典（2026-10-03 確認）
- 国税庁 インボイスQ&A 問94 立替金（令和6年4月改訂。根拠 基通11-6-2）
- 国税庁 インボイスQ&A 問94-2 従業員が立替払をした際に受領した適格簡易請求書での仕入税額控除（令和6年4月追加）
- 国税庁 インボイスQ&A 問104 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合（令和8年5月改訂）
- 国税庁 インボイスQ&A 問107-2 実費精算の出張旅費等（令和6年4月追加）
- 国税庁 インボイスQ&A 問110 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合の帳簿への一定の記載事項（令和8年5月改訂）
- 国税庁 多く寄せられるご質問（令和8年4月1日更新。問⑩・問⑪・問㉑）
- 国税庁 No.6625 適格請求書等の記載事項（令和8年4月1日現在法令等）
- 国税庁 令和8年度税制改正特集
- 国税庁 適格請求書発行事業者公表サイト
- マネーフォワード クラウド会計サポート 「証憑添付」機能の使い方（2026年7月23日更新）