メールで受け取った請求書の保存（電子帳簿保存法）：本文・添付ファイル・送った請求書の扱い（国税庁 一問一答 令和8年7月版）
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結論
メールで受け取った請求書は、添付ファイル（PDFなど）で届いたら添付ファイルだけを、メールの本文に金額などが書かれていたらそのメールを、データのまま保存します（一問一答【電子取引関係】問4・問6）。紙に印刷して綴じるだけでは足りません（問5）。保存するときは、①改ざんを防ぐ措置（メールで受け取ったデータなら、タイムスタンプを付すか、事務処理規程を定めて運用する）と、②日付・金額・取引先で探せる状態がそろっている必要があります（問5のイ・問30）。自社がメールで送った請求書も、同じく保存の対象です（問30）。受信箱に置いたまま、メールソフトで見られるだけでは十分とは言えないとされています（問5のイ）。本文はPDFなどに書き出して保存してもかまいません（問53）。自社の運用がこれで十分かは、顧問の税理士に確認します。
| 届き方・送り方 | 保存するもの | 根拠 |
|---|---|---|
| 請求書がPDFで添付されていた | 添付ファイルだけ（メール本文は必要ない） | 問6 |
| 本文に請求の金額・日付などが書かれ、添付が無い | そのメール（本文） | 問4・問6 |
| 添付の請求書に加え、本文で値引きや明細を補足している | 添付ファイルと、そのメール | 問4・問6（本文に取引情報があるため。推定） |
| 取引情報の無いメール（「送りました」だけ・日程の連絡など） | 保存しなくてよい | 問6 |
| 同じ請求書が、請求書のクラウドサービスとメールの両方で届いた | 同じ内容ならどちらか一方 | 問35 |
| 同じ請求書が、紙とメールの両方で届き、紙を正本と社内で決めている | 内容が同じなら紙だけ。メールに紙を補う情報があれば両方 | 問16 |
| ExcelやWordで届いた／パスワード付きのPDFで届いた | PDFに変換したもの・パスワードを外したものでもよい | 問42 |
| 自社が請求書をPDFにしてメールで送った | 送った請求書のデータ（送ったPDF。請求書を作ったデータベースでもよい場合がある） | 問30・問47 |
この記事が役に立つ人
- 取引先から請求書がメールで届き、印刷して綴じるだけで済ませてきた経理の担当者
- 請求書の添付が無く、メールの本文に金額だけ書いて送ってくる取引先がある会社
- 自社の請求書をPDFにしてメールで送っていて、送った側も保存が必要なのか迷っている人
- 社内に「メールの請求書の残し方」の手順を1枚で配りたい人
公式の文言：本文か添付かで、保存するものが変わる（問4・問6）
問4 は、メールを受け取ったときの保存の仕方を答えています。
電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報（領収書等）が授受された場合は当該添付ファイルを、それぞれ、ハードディスク、コンパクトディスク、ＤＶＤ、磁気テープ、クラウド（ストレージ）サービス等に記録・保存する状態にすることをいいます。
問6 は「全てのメールを保存しなければならないか」という問いへの答えです。添付ファイルで受け取った取引情報は 添付ファイルのみ を保存すればよく、取引情報（注文書・領収書などに通常書かれる事項）が含まれていないメールは保存しなくてよい、としています。
| 一問一答に書かれていること | 経理で見ること |
|---|---|
| 取引情報とは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などに通常書かれる事項（問2・問6） | 本文に「金額・日付・取引先」が書かれているか |
| 水道光熱費や旅費交通費など、仕入以外の費用の請求書・領収書も保存の範囲（問2） | 電気・ガス・通信のWeb明細やメールの領収書も対象 |
| データを出力した書面（紙）は、保存書類として扱わない（問5） | 印刷して綴じても、データの代わりにはならない |
| 添付のメールを、メールソフトで見られるだけでは十分とは言えない（問5のイ） | 受信箱に置いたままにしない。検索できる場所に移す |
| メールやWebで受け取ったデータは、受け取った側で訂正削除ができるので、タイムスタンプが付いていなければ、受け取った側で付すか、事務処理規程に基づいて管理する（問5のイ） | 特別なソフトが無い会社は、事務処理規程を作るのがいちばん手早い |
| 受け取った請求書の日付・取引先・金額だけを、自分で入力し直して保存するのは認められない（問36） | 請求書のデータそのものを残す |
メール本文は、PDFに書き出して保存してよい（問53）
本文に取引情報があるメールは、メールそのものを保存します。ただ、メールソフトでは日付・金額・取引先での検索ができないことが多く、問5のイも、データが添付されたメールについて「当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません」としています。
問53 は、自社のメールシステムで検索機能を備えられない場合に、メールの内容をPDFなどに エクスポート・変換 し、検索機能などを備えたうえで保存する方法を「認められます」と答えています。条件は、そのメールに含まれる取引情報が失われないことです。
| 本文の保存のしかた（例） | 気をつけること |
|---|---|
| メールソフトの印刷の画面で、保存先をPDFにして書き出す | 差出人・受信の日時・件名・本文の金額が、PDFに全部写っているか |
| 書き出したPDFに、日付・取引先・金額のファイル名をつける（下の手順） | 本文に金額が2つ以上あるときは、請求の合計の金額 |
| 本文で補足された添付の請求書は、添付ファイルと本文のPDFを同じフォルダに置く | 2つのファイル名の頭を同じにして、並んで見えるようにする |
送った請求書も保存の対象（問30・問47）
問30 は、請求書や領収書などを「電子的に（データで）受け取ったり送付した場合」は、データのまま保存しなければならないとしています。受け取った側だけでなく、メールで送った側も 同じです。問2 も、保存の範囲は紙で保存する場合と変わらず、自社が作った書類の写しも含まれるとしています。
問47 は、自社が発行した請求書データを、請求書を作ったデータベースのまま残してよいかという問いです。発行した請求書の内容が変更されるおそれがなく、合理的な方法で編集された状態で保存されたデータベースなら認められる、としています。そのうえで、税務調査のときは実際に先方へ渡した形に出力して確かめることもある、と書かれています。
| 送り方 | 保存するもの（例） | 根拠 |
|---|---|---|
| 請求書のPDFを作り、メールに添付して送った | 送ったPDF（送信済みのメールに添付されたものと同じ物） | 問30 |
| 請求書のクラウドサービスから、メールで送った | サービスに残る発行済みの請求書（送った形で出せるか確かめる） | 問30・問47 |
| 本文に金額を書いて、見積もりや請求を送った | そのメール（PDFに書き出してもよい） | 問4・問53 |
インボイスの登録事業者が送った適格請求書の写し（データで渡したものを含む）は、問17 の表で7年間の保存が必要とされています。
保存の手順（そのまま社内に配れる）
問19 は、配偶者と2人で事業を営む個人事業主が、一般的なパソコンだけで、特別なソフトを使わずに、メールで届いたPDFの請求書を保存する方法の例です（この方法で「要件を満たしていることとなります」とされています）。下の手順は、この例に、本文のメール（問53）・送った請求書（問30）・保存期間（問17）を足したものです。
| 順 | すること | 根拠 |
|---|---|---|
| 1 | 添付の請求書（本文に金額があるメールはPDFに書き出したもの）を、受信箱から共有のフォルダに移す | 問4・問5・問53 |
| 2 | ファイル名を「日付_取引先_金額」にする（問19の例は「20210131_㈱霞商店_110000」） | 問19 |
| 3 | 「取引先ごと」か「月ごと」のフォルダに入れる | 問19 |
| 4 | 訂正や削除をしない決まり（事務処理規程）を作り、置いておき、そのとおりに運用する。一問一答にひな形がある | 問19・問33 |
| 5 | 送った請求書も、同じ名前の付け方で別のフォルダに入れる | 問30 |
| 6 | 保存期間（法人は原則7年）が終わるまで消さない | 問5のニ・問17 |
- ファイル名の代わりに、ファイルに連番をつけて、日付・取引先・金額を 索引簿（表計算の一覧）で管理する方法もあると、問19 の解説に書かれています
- 印刷して綴じるのを続けたいときは、データを要件どおりに保存したうえでなら、書面に出力して他の書類と一緒に整理しても「問題ありません」とされています（問31）。紙だけにして、データを消すのは不可 です
探せる状態にしなくてよい会社（問19・問48・問51・問52）
日付・金額・取引先で探せるようにする要件（検索要件）は、次のどちらかに当たり、税務職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、全部が不要になります（問48）。
| 当たるか | 一問一答の文言で見ること | 根拠 |
|---|---|---|
| 法人で、前々事業年度の売上高が5,000万円以下 | 「売上高」は営業外収入や雑収入を含まない。非課税の売上は含む。新設法人の1期目・2期目は基準期間が無いので要らない | 問51 |
| データを出力した書面を、日付と取引先ごとに整理して出せるようにしている | 課税期間ごとに、日付順→取引先ごと（または取引先ごと→日付順）に整理。日頃から出力して整理しておくのが望ましい | 問52 |
検索要件が不要な会社でも、データの保存そのもの と、改ざんを防ぐ措置は必要です。前々事業年度の売上高が5,000万円以下かどうかの判定は、顧問の税理士に確認します。
準備が間に合わないとき（猶予措置。問89・問93）
2024-01-01 以後に行う電子取引には、猶予措置があります（問89・問93）。税務署長が「相当の理由」があると認め、税務調査などの際に電子データと、それを出力した書面の両方を出せるようにしていれば、保存の要件にかかわらず電子データを保存できます。
| 問93 に書かれていること | 経理で見ること |
|---|---|
| システムや社内のワークフローの整備が間に合わない等の事情は「相当の理由」に当たる | 検索の仕組みが無くても、まずデータを消さずに残す |
| 出力書面だけを保存する対応は認められない（取扱通達7-13） | 2023-12-31 までの宥恕措置とは違う。紙だけは不可 |
| システムが整っているのに、資金繰りや人手不足などの理由もなく要件どおりに保存していない場合は、適用を受けられない（取扱通達7-12） | 「やらない」と決めている状態は当たらない |
| 税務署への事前申請等の手続は要らない | 届け出る書類は無い |
マネーフォワード クラウドBoxで、メールの請求書を集める
マネーフォワード クラウドBoxには、取込用のメールアドレスを作り、そこに届いたメールの添付ファイルを自動で保存する「メール取込」機能があります（「メール取込」機能の使い方、2026-10-03 確認）。
| 公式ヘルプに書かれていること | この記事の場面に当てはめると |
|---|---|
| 運用例は3つ：取引先に取込用メールアドレスへ送ってもらう／受信したメールを転送する／複合機でスキャンしたデータを送る | 取引先に、請求書の送り先に取込用メールアドレスを足してもらうのが手間が少ない |
| 転送による保存は、Gmail を使って取込用メールアドレスに転送した場合にのみ対応 | Gmail 以外のメールを使う会社は、転送でなく取引先に直接送ってもらう |
| クラウドBoxには添付ファイルのみ保存され、メールの本文は保存できない | 本文に金額が書かれたメールは、PDFに書き出して（問53）別にアップロードする |
電子帳簿保存法への対応について によると、クラウドBoxは「電子取引データ保存」と「スキャナ保存」に対応し、「ファイル」画面で取引年月日・取引金額・取引先を検索の条件に設定できます。メール取込で受け取ったファイルを要件どおりに保存するには、ファイルの詳細画面で「取引日」「取引先名」「金額」が入っているかを確かめる、と FAQ に書かれています。
保存した請求書を仕訳に結びつける流れは 一人経理の月次の締め に、経費の申請から会計への連携が止まったときは クラウド経費の仕訳が会計に連携されないとき にあります。
取引先・社内に送る一言（そのまま使える文面）
取引先へ（本文に金額だけ書いて送ってくる相手）
いつもお世話になっております。電子帳簿保存法への対応のため、今後のご請求は、請求書をPDFで添付してお送りいただけますでしょうか。宛先に、経理の受付用のアドレス（◯◯@◯◯）も加えていただけると助かります。
社内へ（経費の担当・請求書を受け取る人に）
取引先から請求書がメールで届いたら、印刷ではなく、添付のPDFを共有フォルダ「◯◯」に入れてください。ファイル名は「日付_取引先_金額」（例：20261003_◯◯株式会社_110000）にします。本文に金額が書かれていて添付が無いメールは、PDFに書き出して同じように保存してください。保存したファイルは消さず、直しが必要なときは経理に連絡してください。
顧問の税理士に送る一言（そのまま送れる文面）
メールで受け取る請求書と送る請求書の保存方法を確認させてください。(1) 添付の請求書はPDFのまま共有フォルダに、ファイル名を「日付_取引先_金額」として保存し、事務処理規程を定めて運用する予定です。この形で十分でしょうか。(2) 本文だけに金額が書かれたメールは、PDFに書き出して同じフォルダに保存します。(3) 当社の前々事業年度の売上高は◯円です。検索要件が不要になる会社に当たるか、判定をお願いできますでしょうか。
つまずきやすいところ
- 印刷して綴じたので、メールは消してよいと考える：出力した書面は保存書類として扱われません（問5）。データを残したうえでの印刷は差し支えありません（問31）
- 受信箱に置いたままにする：メールソフトで見られるだけでは十分とは言えないとされています（問5のイ）。共有のフォルダか保存のサービスに移します
- 本文に金額があるメールを見落とす：添付が無いメールでも、本文に取引情報があれば保存の対象です（問4・問6）
- 送った請求書を保存していない：送付した請求書も、データのまま保存する対象です（問30）
- クラウドBoxのメール取込で本文も残ったと思い込む：公式ヘルプのとおり、保存されるのは添付ファイルだけです
- 訂正削除の記録が残るシステムに入れたから十分と考える：メールで受け取ったデータを、あとからそのシステムに保存しただけでは、改ざんを防ぐ措置にはなりません。授受もそのシステムの中で行う必要があるためです（問43）。タイムスタンプを付すか、事務処理規程を定めて運用します
- 猶予措置があるから紙だけでよいと考える：2024-01-01 以後の電子取引の猶予措置では、出力書面のみの保存は認められていません（問89・問93）
まとめ
- 添付で届いた請求書は添付ファイルだけ、本文に取引情報があるメールはそのメールを保存する（問4・問6）
- 本文はPDFに書き出して保存してよい。メールソフトで見られるだけでは足りない（問5・問53）
- 自社がメールで送った請求書も、データのまま保存する（問30・問47）
- 改ざんを防ぐ措置（事務処理規程など）と、日付・金額・取引先で探せる状態をそろえる（問19・問30）
- 前々事業年度の売上高が5,000万円以下などなら、検索要件は必要ない。データの保存そのものは必要（問48・問51・問52）
次に読む
- 一人経理の月次の締め：明細と請求書をそろえてから仕訳を確かめる順番
- クラウド経費の仕訳が会計に連携されないとき
- 会計ソフトの乗り換えは「するか・いつか」を5項目で決める：乗り換えの前に、保存したデータを書き出しておくところ
出典（2026-10-03 確認）
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月。問2・問4・問5・問6・問16・問17・問19・問30・問31・問33・問35・問36・問42・問43・問47・問48・問51・問52・問53・問89・問93）
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- 国税庁 電子帳簿等保存制度
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