電子取引の検索要件：日付・金額・取引先で探せるようにする方法と、検索要件が不要になる会社（国税庁 一問一答 問48〜問59）
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結論
メールやWebで受け取った請求書・領収書のデータは、「取引年月日その他の日付・取引金額・取引先」で探せるように して保存します。日付か金額は範囲で、2つ以上の項目は組み合わせて探せることも必要です（国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問48）。専用のソフトが無くても、表計算ソフトの索引簿 か 規則的なファイル名 で十分です（問50）。税務職員の「ダウンロードの求め」に応じられるようにしておけば、範囲と組み合わせの2つは不要になります。さらに、2期前の事業年度の売上高が5,000万円以下 の会社と、印刷した書面を日付と取引先ごとに整理して出せる 会社は、検索要件がまるごと不要になります（問48・問51・問52）。改ざん防止の措置とディスプレイ等の備付けは、検索要件が不要になっても残ります。自社がどれに当たるかは、顧問の税理士に確認します。
| 自社の状態 | 検索の決まりで必要なこと | 根拠 |
|---|---|---|
| 何もしていない（原則） | ①日付・金額・取引先で探せる ②日付か金額を範囲で探せる ③2つ以上の項目を組み合わせて探せる | 問48 |
| ダウンロードの求めに応じられるようにしている | ①だけ（②③は必要ない） | 問48・問49 |
| ダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、2期前の事業年度の売上高が5,000万円以下 | 検索要件は全部必要ない | 問48・問51 |
| ダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、印刷した書面を日付・取引先ごとに整理して出せる（売上高を問わない） | 検索要件は全部必要ない | 問48・問52 |
| ダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、設立1期目・2期目で2期前の事業年度が無い | 検索要件は必要ない（売上高5,000万円以下の決まりの中の扱い） | 問48・問51 |
この記事が役に立つ人
- メールのPDFの請求書や、Webからダウンロードした領収書を、フォルダに入れているだけの会社の経理の担当者
- 「うちは売上が小さいから検索要件は要らない」と聞いたが、何が不要で何が残るのかを確かめたい人
- 電子帳簿保存法の対応ソフトを入れるか、索引簿の表で済ませるかを決めたい人
- 1か月分まとめた納品書・金額の無い契約書など、索引簿に何を入れるか迷っている人
公式の文言：検索要件の3つ（問48）
問48 は、電子取引のデータを保存するときの検索機能について、回答で次の3つを挙げています（規則第2条第6項第5号）。
⑴ 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。⑵ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。⑶ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。
| 問48 の要件 | 経理の画面で言いかえると | 一問一答の補足 |
|---|---|---|
| ⑴ 日付・金額・取引先で探せる | 「霞商店」と入れると霞商店のデータだけが出る | 保存先がサーバでもクラウドでも、会社が探せる必要がある（問48） |
| ⑵ 日付か金額を範囲で探せる | 「2026-04-01〜2026-04-30」「10万円〜20万円」で絞れる | ダウンロードの求めに応じられるなら必要ない（問48） |
| ⑶ 2つ以上の項目を組み合わせて探せる | 「霞商店」かつ「4月」で絞れる | 「AかつB」だけでよく、「A又はB」は必要ない。1つで探した結果をもう1つで絞る方式でもよい（問49） |
- 「ダウンロードの求め」は、税務調査のときに税務職員がデータの提示・提出を求めることです。出す形式や並び順に決まりは無いものの、通常出力できるファイル形式で出す必要があり、検索しにくい別の形式で出すと、求めに応じられるようにしていたことにならないとされています（問59）
検索要件が不要になる会社（問48・問51・問52）
問48 の回答の終わりに、要件が不要になる場合がまとめて書かれています。どの場合も ダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと が前提です（問19 の注記も同じ組み立て）。
| 場合 | 不要になるもの | 前提 | 根拠 |
|---|---|---|---|
| A ダウンロードの求めに応じられる | ⑵範囲・⑶組み合わせ | — | 問48 |
| B Aに加えて、判定期間に係る基準期間の売上高が5,000万円以下 | ⑴〜⑶の全部 | ダウンロードの求め | 問48・問51 |
| C Aに加えて、印刷した書面を日付・取引先ごとに整理して提示・提出できる | ⑴〜⑶の全部 | ダウンロードの求め | 問48・問52 |
- 令和5年12月31日までに行った電子取引は、改正前の決まり（基準期間の売上高1,000万円以下、かつダウンロードの求めに応じられる場合に限り不要）のままです（問48 の注）
- 検索要件が不要になっても、改ざん防止の措置（タイムスタンプ・訂正削除の記録が残るシステム・事務処理規程のどれか）と、ディスプレイやプリンタ等の備付け は残ります（問18・問54）
2期前の売上高5,000万円の判定（問51）
問51 は、法人は 電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度 の売上高で、個人事業者は 前々年の1月1日から12月31日まで の売上高で判断するとしています。2026-10-03 に受け取った請求書のデータで当てはめると、次のとおりです（問51 の決まりを、1年決算の会社に当てはめた例）。
| 決算月 | 2026-10-03 が入る事業年度 | 判定に使う事業年度（前々事業年度） | 判定が次に変わる日 |
|---|---|---|---|
| 3月決算 | 2026-04-01〜2027-03-31 | 2024-04-01〜2025-03-31 | 2027-04-01（2025-04-01〜2026-03-31 の売上高で判定） |
| 6月決算 | 2026-07-01〜2027-06-30 | 2024-07-01〜2025-06-30 | 2027-07-01 |
| 9月決算 | 2026-10-01〜2027-09-30 | 2024-10-01〜2025-09-30 | 2027-10-01 |
| 12月決算 | 2026-01-01〜2026-12-31 | 2024-01-01〜2024-12-31 | 2027-01-01 |
| 個人事業者 | 2026年 | 2024-01-01〜2024-12-31 | 2027-01-01 |
| 問51 に書かれていること | 経理で見ること |
|---|---|
| 判断は消費税法第37条（簡易課税）の基準期間の考え方の例による | 消費税の届出で使っている「基準期間」と同じ期で判断する |
| 「売上高」は営業外収入や雑収入を含まない。消費税の「課税売上高」とは中身が違う | 損益計算書の売上高（営業収益）の額を使う。営業外収益・特別利益（受取利息、一時的に持っていた資産の売却額など）は入れない |
| 売上高は消費税等を除いた税抜の金額。非課税の売上は含む | 免税事業者・簡易課税の会社でも、非課税の売上を足して5,000万円を超えれば当たらない |
| 基準期間が1年でない法人は、月数で割って12を掛けた金額で判断する | 設立した年度が短い会社は、年に直してから比べる |
| 基準期間が無い新設法人の初年度・翌年度は、検索要件が要らない | 設立1期目・2期目。3期目から1期目の売上高で判定する |
売上高が5,000万円を超えていても：印刷した書面の整理（問52）
問52 は、印刷した書面の整理のしかたを、取扱通達7-3 に沿って次の3つのどれかとしています。
| 方法 | 整理のしかた |
|---|---|
| ⑴ | 課税期間ごとに、取引年月日その他の日付の順にまとめた上で、取引先ごとに整理する |
| ⑵ | 課税期間ごとに、取引先ごとにまとめた上で、取引年月日その他の日付の順に整理する |
| ⑶ | 書類の種類ごとに、⑴か⑵と同じ方法で整理する |
- 問52 は「日頃から書面に出力して所定の整理をしておき」としています。税務調査になってから印刷し始めると、要件が不要になる条件を満たしていないと判断される可能性がある、とも書かれています
- 検索できるデータで保存するものと、印刷した書面で管理するものが混ざっても、求められたものを遅滞なく出せる限りは差し支えないとされています（問52）
- 印刷した書面を残しても、データの保存は必要です（データを捨ててよい、という決まりではありません）
専用のソフトが無いときの3つの方法（問50・問19）
| 方法 | やること | 向いている会社 | 根拠 |
|---|---|---|---|
| 索引簿（表計算ソフトの一覧表） | データのファイル名に通し番号を付け、表に「日付・金額・取引先」を入れる。表の絞り込みで範囲・組み合わせを満たす | データが月に数十件までで、ダウンロードの求めの準備に自信がない | 問50・問19 |
| 規則的なファイル名 | ファイル名に「日付・金額・取引先」を同じ順番で入れ、決めたフォルダに集める。国税庁の例は「20210131_㈱霞商店_110000」 | ダウンロードの求めに応じられるようにしている（範囲・組み合わせが必要ない） | 問50・問19 |
| 取引先ごとのフォルダ＋ファイル名 | 取引先ごとにフォルダを分け、ファイル名に「日付」と「金額」を入れる | 取引先が少なく、毎月同じ相手から届く。ファイル名の方法なので、ダウンロードの求めに応じられるようにしておく | 問50 |
- ファイル名の日付は和暦でも西暦でもよいものの、混ぜると探せなくなるので、どちらかにそろえます（問50）
- 1つのPDFに請求書が何枚も入っているときは、中身を変えずに取引ごとに分割し、分けたファイルに規則的な名前を付けて管理する方法が例に挙がっています（問54）
- メールのシステムで検索できないときは、メールの中身をPDFなどに書き出して、検索できるようにして保存してよいとされています（問53）
索引簿のひな形（そのまま使える）
国税庁の索引簿（サンプル）（問19 からダウンロードできる）の列は「連番・日付・金額・取引先・備考」で、備考に請求書・注文書などの種類を書く例になっています。下の表は、その備考から書類の種類を別の列に分けた形です。ファイル名を「通し番号.pdf」にして、表の通し番号と合わせます（問19・問50）。
| 連番 | 日付 | 金額 | 取引先 | 書類の種類 | 備考（保存場所など） |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026-10-01 | 110000 | ◯◯株式会社 | 請求書 | メール添付 |
| 2 | 2026-10-02 | 33000 | ◯◯商店 | 領収書 | Webからダウンロード |
| 3 | 2026-10-03 | 0 | ◯◯合同会社 | 契約書（単価契約） | 金額の定めなし（問58） |
- 日付・金額は、表計算ソフトの絞り込みで範囲を指定できるように、文字でなく数字・日付の形式で入れます
- 表のファイル自体も、データと同じ場所に保存しておきます
索引簿に何を入れるか：迷いやすい場面（問55〜問58）
| 場面 | 一問一答の扱い | 根拠 |
|---|---|---|
| 1か月分の取引がまとめて書かれた納品書のデータ | 個々の取引の日付・金額で入れるか、発行（受領）の日付と合計額で入れる。課税期間の中で一貫していればどちらでもよい。日付を発行日にしたら、金額は合計額にそろえる | 問55 |
| 条件ごとに見積金額が何通りも書かれた見積書 | どの見積金額を使ってもよいが、自社のルールを決め、課税期間の途中で変えない | 問56 |
| 取引金額は税込か税抜か | 帳簿の経理方式（税込経理・税抜経理）に合わせるのが基本。データに書かれた金額のままでもよい | 問57 |
| 単価契約などで金額の無い契約書・見積書 | 取引金額は空欄か0円でよい。空欄にするなら、空欄で探せるようにしておく | 問58 |
自社の検索ルール（1枚。経理の手順書に貼る）
問55 は「自社で一貫した規則性」を、問56 は「課税期間中はルールを変更しない」ことを求めています。期の初めに、次の表を埋めて残しておきます。
| 決めること | 自社のルール（記入） | 根拠 |
|---|---|---|
| 検索の方法 | ソフト／索引簿／ファイル名／取引先フォルダ＋ファイル名 | 問50 |
| 日付の書き方 | 西暦（YYYYMMDD）か和暦のどちらか | 問50 |
| まとめた納品書・請求書の日付と金額 | 個々の取引／発行日と合計額 | 問55 |
| 見積金額が何通りもあるとき | 最も簡単な条件の額／発注した額／最も高い額など | 問56 |
| 金額は税込か税抜か | 帳簿に合わせる（税込経理・税抜経理） | 問57 |
| 金額の無いデータ | 0円／空欄（空欄で探せるようにする） | 問58 |
| 検索要件が不要な場合に当たるか | A・B・Cのどれか、当たらないか（毎期の初めに見直す） | 問48・問51・問52 |
| ダウンロードの求めに出す形式 | 例：PDFのまま一式と索引簿の表 | 問59 |
検索要件が不要な会社でも残るもの（問18）
問18 は、電子取引のデータを保存するときの要件を表にしています。検索機能の確保はそのうちの1つです。
| 問18 の要件 | 検索要件が不要な会社でも |
|---|---|
| システムの概要を書いた書類の備付け（自社開発のプログラムを使う場合だけ） | 残る |
| ディスプレイ・プリンタ等の備付け（見読可能装置） | 残る |
| 検索機能の確保 | 上の A・B・C の場合に一部か全部が必要ない |
| 改ざん防止の措置（タイムスタンプ・訂正削除の記録が残るシステム・事務処理規程を定め、備付け、運用する、のどれか） | 残る |
- 費用をかけずにできる改ざん防止は、国税庁のサンプルを使った事務処理規程です（問19・問33、パンフレット）。令和8年7月の一問一答では、規程は「定めて備付け、定めた規程に沿って運用する」と書かれています
- システムの準備が間に合わないなど「相当の理由」がある場合の猶予措置は、検索要件が不要になる仕組みとは別の決まりです（問93〜）。自社が当たるかは、顧問の税理士に確認します
判定のチェック表
| 順 | 見ること | 「はい」 | 「いいえ」 |
|---|---|---|---|
| 1 | 税務職員からダウンロードの求めがあったら、データを出せるようにしているか | 2へ | ⑴〜⑶の全部が必要。索引簿かソフトを用意する |
| 2 | 判定に使う事業年度（上の決算月の表）の売上高が、税抜・非課税込みで5,000万円以下か（設立1期目・2期目を含む） | 検索要件は必要ない。4へ | 3へ |
| 3 | 印刷した書面を、課税期間ごとに日付・取引先で整理して、すぐ出せるか | 検索要件は必要ない。4へ | ⑴（日付・金額・取引先で探せる）が必要。ファイル名か索引簿で用意する |
| 4 | 改ざん防止の措置（事務処理規程など）とディスプレイ等を備えているか | 要件はそろっている | 規程を定めて運用する |
| 5 | 期が変わったら、判定に使う事業年度が1つ進む。売上高が5,000万円を超えた期が判定に入る日を、上の表で確かめたか | — | 次の期から検索の準備を始める |
弥生会計 Next で、受け取った証憑に「日付・金額・取引先」を入れる
弥生会計 Next を使っている会社は、追加の申し込みなしで「弥生証憑 Next」を使えるとされています。弥生の案内では、電子帳簿保存法第7条（電子取引）の検索要件に対応し、訂正削除の履歴を確認できるとしています（証憑の保存ができるクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」、2026-10-03 確認）。
弥生証憑 Next では、保管した証憑に、取引先名・登録番号（受領証憑のみ）・ファイル名・証憑種別・電帳法種別・取引日・発行日・金額の内訳を設定できます。サポート情報は「電子帳簿保存法の検索要件を満たすためには情報の設定が必要です」としています（保管した証憑に情報を設定する、2026-10-03 確認）。
- メニューの［受領証憑］か［発行証憑（控え）］を開く
- 証憑を選び、［証憑情報編集］のアイコンを押す
- 取引先名・取引日・金額を入れて［保存］を押す
- 弥生会計 Next で仕訳に添付した証憑は、取引先・取引日・金額など一部の情報が反映される（同じサポート情報）。反映されない項目が無いかを、月の締めで確かめる
- 日付・金額の入れ方（まとめた請求書・税込か税抜か）は、上の「自社の検索ルール」に合わせる
弥生のサポート情報は、アップロードして保管する場合について「電子帳簿保存法第7条（電子取引）の法令要件を満たすには、『事務処理規程』の整備が必要です」としています（取引先から受け取った証憑を保管（アップロード）する、2026-10-03 確認）。ソフトに入れても、改ざん防止の措置として事務処理規程は別に定めて運用します。
索引簿の表で済ませるか、ソフトに入れるかは、月に受け取るデータの件数と、月の締めの手間で決めます。締めの手順は 一人経理の月次の締め、ソフトを替える時期は 会計ソフトの乗り換えの判断表 にあります。
顧問の税理士に送る一言（そのまま送れる文面）
電子取引データの検索要件について確認させてください。(1) 当社の判定に使う事業年度は◯年◯月期で、損益計算書の売上高は税抜で◯円（非課税の売上を含む）です。5,000万円以下として、ダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、検索要件は不要と考えてよいでしょうか。(2) 1か月分まとめた請求書は、発行日と合計額で索引簿に入れる予定です。(3) 改ざん防止は、国税庁のサンプルを元にした事務処理規程で対応する予定です。この内容で十分か、ご確認をお願いします。
つまずきやすいところ
- 「売上が小さいから何もしなくてよい」と考える：不要になるのは検索要件だけで、ダウンロードの求めに応じられること・改ざん防止の措置・ディスプレイ等の備付けは残ります（問18・問48）
- 今期の売上高で判定する：判定に使うのは前々事業年度の売上高です（問51）。今期に5,000万円を超えても、その期がすぐ判定に入るわけではありません
- 消費税の「課税売上高」で判定する：検索要件の「売上高」は非課税の売上を含み、営業外収益を含みません（問51）
- ファイル名の日付で、西暦と和暦が混ざる：探せなくなります（問50）
- 期の途中で索引簿のルールを変える：まとめた請求書の日付・見積金額・税込税抜のルールは、課税期間の中で変えません（問55・問56）
- 調査の連絡が来てから印刷して並べる：書面の整理で要件を外すなら、日頃から整理しておくことが求められています（問52）
まとめ
- 検索要件は、日付・金額・取引先で探せる／日付か金額を範囲で探せる／2つ以上を組み合わせて探せる、の3つ（問48）
- ダウンロードの求めに応じられれば、範囲と組み合わせは必要ない（問48）
- さらに、前々事業年度の売上高5,000万円以下（設立1期目・2期目を含む）か、印刷した書面を日付・取引先ごとに整理して出せれば、検索要件は全部必要ない（問48・問51・問52）
- ソフトが無くても、索引簿か規則的なファイル名で十分（問50）
- 不要になっても、改ざん防止の措置とディスプレイ等の備付けは残る（問18）
次に読む
- 電子帳簿保存法のファイル名のつけ方：規則的なファイル名の並べ方の例
- 電子帳簿保存法の事務処理規程：検索要件が不要になっても残る、改ざん防止の規程の作り方
- 一人経理の月次の締め：受け取ったデータが決めた保存場所に入っているかを、締めのついでに見る
- 会計ソフトの乗り換えの判断表：古いソフトのデータを残すときの電子帳簿保存法の扱い
- 弥生会計とfreee会計の比較（法人）：10人の会社で年いくらか
出典（2026-10-03 確認）
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月。問18・問19・問33・問48〜問59・問93）
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答（Q&A）〜令和4年1月1日以後に保存等を開始する方〜
- 国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト
- 国税庁 パンフレット 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和6年1月以降用】（令和5年7月）
- 弥生 証憑の保存ができるクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」
- 弥生証憑 Next サポート情報 保管した証憑に情報を設定する
- 弥生証憑 Next サポート情報 取引先から受け取った証憑を保管（アップロード）する