電子帳簿保存法のファイル名のつけ方：日付・取引先・金額の並べ方の例（国税庁の一問一答 問19・問50）
この記事にはプロモーション（広告）が含まれています。
結論
請求書・領収書を保存するソフトが無い会社は、ファイル名を 「日付_取引先_金額」の順にそろえて つける方法が、国税庁の一問一答に例として出ています（問19・問50。例は「20210131_㈱霞商店_110000」）。ファイル名で済ませるのは、税務職員の「ダウンロードの求め」に応じられるようにしておく ことが前提です（問50）。日付は西暦か和暦のどちらかに統一し、混ぜません。どの日付・どの金額を入れるかは、課税期間の途中で変えない ことが条件です（問55・問56）。ファイル名の代わりに、通し番号と索引簿（一覧表）で管理する方法もあります（問19・問50）。自社の決め方は、顧問の税理士に確認します。
| 決めること | 一問一答の扱い | 社内ルールの一案 | 根拠 |
|---|---|---|---|
| 並べる項目 | 「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」を含み、統一した順序で入力 | 日付_取引先_金額 | 問50 |
| 日付の書き方 | 和暦でも西暦でもよいが、混在は抽出の妨げになるので、どちらかに統一 | 西暦8桁（20261003） | 問50 |
| どの日付か | 基本は取引が行われた年月日。まとめて記録されたデータは、発行か受領の年月日でもよい（自社で一貫していれば） | 請求書・領収書に書かれた日付 | 問55 |
| 金額は税込か税抜か | 帳簿の処理方法（税抜経理／税込経理）に合わせるべきと考えられるが、データに書かれた金額でも差し支えない | データに書かれた支払総額 | 問57 |
| 見積書に金額が何通りもある | 課税期間中、自社で一貫していればどの金額でもよい。期間の途中でルールを変えない | 発注した金額 | 問56 |
| 金額が決まっていない（単価契約など） | 空欄か0円でよい。空欄なら、空欄を探せるようにしておく | 0 | 問58 |
| 1つのPDFに何枚も入っている | 取引ごとに、記録事項を変えずに単に分割し、それぞれにファイル名をつける方法がある | 分割して1取引1ファイル | 問54 |
| 取引先ごとのフォルダに分ける | フォルダで取引先を分ければ、ファイル名は日付と金額だけでもよい | 例：取引先フォルダ/20261003_55000 | 問50 |
この記事が役に立つ人
- メールやダウンロードで受け取った請求書・領収書のPDFを、共有フォルダに置いているだけの会社の経理の担当者
- 電子取引データの保存ソフトを入れずに、まずファイル名と表計算ソフトで対応したい人
- 社員ごとにファイル名がばらばらで、社内のルールを1枚にまとめたい人
- 「日付は請求日か受け取った日か」「金額は税込か」「カンマは入れるか」で手が止まっている人
公式の文言：ファイル名に日付・金額・取引先を統一した順序で入れる（問50）
問50 は、電子取引のデータを保存するシステムが無い会社が、検索機能の確保の要件をどう満たすかという問いです。答えは2通りで、1つ目は表計算ソフトの一覧表、2つ目がファイル名です。ファイル名の方法は次のとおり書かれています。
その他、当該保存すべき取引データについて、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておき、当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておくことで、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができるため、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。
例として挙がっているのは、2021年1月31日付の株式会社霞商店からの110,000円の請求書データで、ファイル名は「20210131_㈱霞商店_110000」です。あわせて、次の注意書きがあります。
※ 取引年月日その他の日付は和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げとなることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。
問19（ソフトを使っていない個人事業主の例）も、同じ形の例を「請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する」方法として挙げ、あわせて「取引の相手先」や「各月」などのフォルダに入れること、問33 の事務処理規程を定めて運用することを並べています。
なぜ「ダウンロードの求め」が前提なのか
問48 によると、検索機能には3つの要件があります。⑴日付・金額・取引先で探せる、⑵日付か金額は範囲を指定して探せる、⑶2つ以上の項目を組み合わせて探せる、の3つです。ダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、⑵と⑶が不要になると書かれています。問50 のファイル名の方法は、ダウンロードの求めに応じられることとセットで書かれています。ファイル名だけでは範囲の指定や組み合わせが難しいためと考えられます（推定）。
| 問48 の検索の要件 | ファイル名の方法で | 一覧表（索引簿）の方法で |
|---|---|---|
| ⑴ 日付・金額・取引先で探せる | ファイル名に3つを入れる | 一覧表の列に3つを入れる |
| ⑵ 日付・金額の範囲を指定して探せる | ダウンロードの求めに応じられれば必要ない（問48） | 表計算ソフトの絞り込みで満たす（問50） |
| ⑶ 2つ以上の項目を組み合わせて探せる | 同上 | 同上 |
| 前提 | ダウンロードの求めに応じられるようにしておく（問50） | 一覧表の通し番号とファイル名を対応させる（問50） |
なお、ダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、次のどちらかに当たる会社は、検索機能そのものが不要になります（問48・問51・問52）。2期前（基準期間）の売上高が5,000万円以下の会社と、印刷した書面を日付・取引先ごとに整理して出せるようにしている会社です。その場合も、日付と取引先でそろえておけば、税務調査のときに求められたデータをすぐ出せます。自社がどちらに当たるかは、顧問の税理士に確認します。
そのまま使える命名ルール（社内の決まりに貼る）
一問一答の例と注意書きを、社内の決まりにそのまま貼れる形にしました。◯の部分を自社に合わせて書き換えます。
電子取引データのファイル名のつけ方（◯◯株式会社 経理）
| 順 | 決まり | 例 |
|---|---|---|
| 1 | 並びは「日付_取引先_金額」。区切りは半角のアンダーバー「_」 | 20261003_霞商店_110000.pdf |
| 2 | 日付は西暦8桁（年4桁・月2桁・日2桁）。和暦は使わない | 20261003（R081003 は使わない） |
| 3 | 日付は、請求書・領収書に書かれた日付（発行日）。書かれていなければ受け取った日 | 請求日が 10/3、届いたのが 10/5 → 20261003 |
| 4 | 取引先は、取引先一覧（◯◯）の表記に合わせる。「株式会社」「㈱」は付けない | 霞商店（㈱霞商店・霞商店株式会社 を混ぜない） |
| 5 | 金額は、データに書かれた支払総額（税込）。カンマ・円・¥ は付けない | 110000 |
| 6 | 金額の書かれていない書類（単価契約・覚書など）は 0 | 20261003_霞商店_0.pdf |
| 7 | 同じ日・同じ取引先・同じ金額が2件以上あるときは、末尾に _2、_3 を付ける | 20261003_霞商店_110000_2.pdf |
| 8 | 1つのPDFに何枚も入っているときは、1取引ごとに分割してから名前を付ける。中身は変えない | 問54 |
| 9 | このルールは課税期間の途中で変えない。変えるときは、新しい課税期間の初日から | 問56 |
- 3（どの日付か）について：一問一答の例は、問19 が「1月31日に…受領した」、問50 が「1月31日付の…請求書」です。どちらの日付を使うかの決まりは、問55 の「自社で一貫した規則性」の考え方で決めます。上の表は「書類に書かれた日付」にした一案です
- 4（取引先の書き方）について：一問一答の例は「㈱霞商店」です。法人の種類を付けるかどうかより、同じ取引先がいつも同じ文字で書かれていること が、取引先で探すときに効きます（推定）
- 5（金額）について：問57 は、帳簿の処理方法に合わせるべきと考えられるとしつつ、データに書かれた金額でも差し支えないとしています。税抜経理の会社で帳簿に合わせたいときは、顧問の税理士に確認して決めます。カンマについて一問一答に決まりはありませんが、例の「110000」はカンマなしです
- 7（同じ名前が重なるとき）の付け方は、一問一答には書かれていません。重なったファイルが上書きされないようにするための一案です（推定）
- ファイル名に使えない記号（Windows では
\ / : * ? " < > |）は、取引先の表記から外します
場面ごとのファイル名の例
| 場面 | ファイル名の例 | 決め方 | 根拠 |
|---|---|---|---|
| メールに添付されたPDFの請求書（10/3付・55,000円） | 20261003_霞商店_55000.pdf | 基本の形 | 問50 |
| サイトからダウンロードした領収書（10/3購入・3,980円） | 20261003_霞商店_3980.pdf | 書かれた日付と支払総額 | 問50 |
| 1か月分の取引がまとめて書かれた納品書（9月分・10/1発行・合計120,000円） | 20261001_霞商店_120000.pdf | 個々の取引ではなく、発行日と合計額でそろえる場合の例 | 問55 |
| 金額が3通り書かれた見積書（発注したのは88,000円） | 20261003_霞商店_88000.pdf | どの金額を使うかを決め、課税期間中は変えない | 問56 |
| 単価だけの契約書 | 20261003_霞商店_0.pdf | 金額が無いものは0か空欄 | 問58 |
| 3件分の請求書が1つのPDFで届いた | 3つに分割して、それぞれ 20261003_霞商店_55000.pdf など | 中身は変えずに単に分割 | 問54 |
| 取引先ごとのフォルダに入れる会社 | 霞商店/20261003_55000.pdf | フォルダが取引先を表す | 問50 |
- まとめて書かれた納品書は、個々の取引の日付と金額で名前を付ける方法もあります（問55）。どちらにしても、日付を発行日にしたら金額は合計額、日付を個々の取引日にしたら金額も個々の金額 と、組み合わせをそろえることが求められています（問55 の解説）
ファイル名の代わりに：通し番号と索引簿
問19・問50 は、ファイル名に内容を入れる代わりに、ファイル名を通し番号にして、内容は索引簿（一覧表）で管理する 方法も挙げています。取引先の名前が長い・記号が多い会社や、ファイル名を付け直すのが手間な会社は、こちらの方が回しやすいことがあります（推定）。
| 列 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 連番 | ファイル名と同じ番号 | 1 |
| 日付 | 取引年月日その他の日付 | 2026/10/03 |
| 取引先 | 取引先一覧の表記 | 霞商店 |
| 取引金額 | 金額（数値で入れる） | 110000 |
| 備考 | 書類の種類など | 請求書 |
- 問50 の解説は、一覧表上で通し番号を付け、ファイル名と対応させるなどの方法で、一覧表から取引データを探せるようにする必要があるとしています
- 国税庁の索引簿の作成例（Excel）は、参考資料（各種規程等のサンプル） にあります（問19 でダウンロード先として案内されているもの）
- ファイル名を通し番号ではなく「日付_取引先_金額」で付ける会社も、一覧表を作るなら、同じ表からファイル名を作る式を足すと、名前の付け間違いが減ります。上の表のとおり日付がB列、取引先がC列、金額がD列なら、次の式でファイル名の文字列ができます（Excel・Googleスプレッドシート共通）
=TEXT(B2,"yyyymmdd")&"_"&C2&"_"&D2&".pdf"社員・取引先に伝える一言（そのまま使える文面）
社員へ（経費の精算の案内に貼る）
メールやサイトで受け取った請求書・領収書のPDFは、名前を「日付_取引先_金額」に変えてから、共有フォルダの「電子取引」に入れてください。日付は書類に書かれた日付を西暦8桁（例：20261003）、金額はカンマを付けない税込の支払総額（例：110000）にします。1つのPDFに何枚も入っているときは、経理に送ってください（経理で分割します）。
取引先へ（請求書をまとめて送ってくる取引先に）
毎月の請求書をPDFでお送りいただきありがとうございます。弊社では電子帳簿保存法への対応のため、請求書を1件ずつ保存しております。お手数ですが、可能であれば1件ごとに別のPDFでお送りいただけますでしょうか。難しい場合は、これまでどおりで構いません。
マネーフォワード クラウドBoxに保存する場合は、ファイル名ではなく取引の欄で探す
保存ソフトを使う場合は、ファイル名ではなく、ソフトに入れた日付・取引先・金額で探す形になります。マネーフォワード クラウドBoxのサポートページ「電子帳簿保存法への対応について」（2026年8月18日更新）では、「ファイル」画面で取引年月日その他の日付・取引金額・取引先を条件に探せるとしています。そのためには、「取引」か「仕訳」のどちらかに取引日・取引先名・金額が入っている必要があります（電子帳簿保存法への対応について、2026-10-03 確認）。
- クラウド会計の「証憑添付」で仕訳にファイルを付け、摘要か取引先に取引先名を入れる
- 仕訳に付けないファイルは、クラウドBoxのファイルの詳細画面の「取引」に、取引日・取引先・金額を手で入れる
- ファイル名のルールを決めていた会社は、Boxに移したあともルールを続けると、ソフトの外に書き出したときにも探しやすい（推定）
仕訳に請求書を付けて残す手順は、立替金精算書の記事 の「証憑添付」の節にもあります。毎月の締めの中で、ファイル名の付け忘れを見る日を決めるなら 一人経理の月次の締め のチェック表に1行足してください。
顧問の税理士に送る一言（そのまま送れる文面）
電子取引データの保存について確認させてください。保存ソフトは使わず、ファイル名を「日付_取引先_金額」（例：20261003_霞商店_110000）にして共有フォルダに保存し、税務調査ではダウンロードの求めに応じる形にする予定です（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問50）。(1) 日付は書類に書かれた日付、金額は書類に書かれた税込の支払総額でそろえる予定ですが、当社は税抜経理のため、金額は税抜にそろえた方がよいでしょうか（問57）。(2) 当社は検索機能の確保が不要な会社に当たるでしょうか（問51・問52）。(3) 事務処理規程（問33）は、国税庁のひな形をそのまま使ってよいでしょうか。
つまずきやすいところ
- 西暦と和暦が混ざる：問50 の注意書きのとおり、混在は抽出の妨げになります。担当が替わったときに崩れやすいので、社内の決まりに1行で書いておきます
- 課税期間の途中で日付や金額の決め方を変える：問56 は、期間の途中でルールを変えると適切に検索できなくなるおそれがあるとしています。変えるのは新しい課税期間からにします
- ファイル名だけ付けて、ダウンロードの求めへの備えを忘れる：問50 のファイル名の方法は、ダウンロードの求めに応じられることが前提です。保存場所が人ごとのパソコンに散らばっていると、求められたときに出せません
- ファイル名だけで十分と考える：電子取引のデータは、検索機能のほかに、見読可能装置の備付けや改ざん防止の措置（事務処理規程など）も要件です（問18・問54）
- 同じ請求書がメールとクラウドの両方で届き、2つとも名前を付けて置く：同じ内容なら、どちらか一方の保存でよいとされています（問35）。重複したファイルは、どちらを残すかを決めておきます
まとめ
- ファイル名は「日付_取引先_金額」を統一した順序で（問50。例「20210131_㈱霞商店_110000」）
- ファイル名の方法は、税務職員のダウンロードの求めに応じられることが前提（問48・問50）
- 日付は西暦か和暦に統一。どの日付・どの金額を使うかは、課税期間の途中で変えない（問50・問55・問56）
- 金額の無い書類は0か空欄、何枚も入ったPDFは単に分割して名前を付ける（問54・問58）
- 名前を付け直す代わりに、通し番号＋索引簿（一覧表）でもよい（問19・問50）
- 自社の決め方は、顧問の税理士に確認して社内の決まりに書く
次に読む
- 立替金精算書：従業員や取引先が立て替えたときに保存するもの：精算書と請求書を仕訳に付けて残す
- 口座振替で請求書が届かないもの：インボイスQ&A 問95 で保存するもの
- 一人経理の月次の締め：締めの日のチェック表
- freee・弥生からマネーフォワード クラウド会計へ乗り換える手順
出典（2026-10-03 確認）
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月。問18・問19・問21・問33・問35・問48・問50〜問58）
- 国税庁 電子帳簿保存法一問一答（Q&A）〜令和4年1月1日以後に保存等を開始する方〜
- 国税庁 参考資料（各種規程等のサンプル）（索引簿の作成例・事務処理規程のサンプル）
- マネーフォワード クラウドBoxサポート 電子帳簿保存法への対応について（2026年8月18日更新）