電子帳簿保存法の事務処理規程：国税庁のひな形の場所と、10人の会社で書き換える箇所（一問一答 問33）

結論

国税庁のひな形は、国税庁ホーム →「法令等」→「その他法令解釈に関する情報」→「電子帳簿保存法関係」→「参考資料（各種規程等のサンプル）」 にあります（「電子帳簿保存法一問一答（Q&A）」のページからもリンクされています）。会社が使うのは「電子取引に関するもの」の 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」（Word） です。中身は一問一答【電子取引関係】の 問33 に載っている規程例と同じで、全10条。書き換える箇所は 会社名（○○）・管理責任者（●●）・使っているクラウドサービス（■■）・保存場所と年数（保存サーバ・△△）・対象のデータ（▲▲）・責任者の部署と名前・施行日 の7種類です。規程は作るだけでなく、備え付けて、そのとおりに運用することまでが要件です（規則4条1項4号、問30）。訂正や削除の履歴が残る（または訂正や削除ができない）システムで受け取りも保存もしているデータには、規程は必要ないとされています（問34・問37）。メールで受け取ったPDFを会計ソフトにアップロードするだけなら、規程が必要な側です。自社にどれが当てはまるかは、顧問の税理士に確認します。

この記事が役に立つ人

• 「電子帳簿保存法 事務処理規程 サンプル」で探して、国税庁のどのファイルを使えばよいか分からない経理の担当者
• メールやクラウドで受け取った請求書を、専用のソフトを使わずに共有フォルダで保存している会社
• ひな形の「○○」「●●」「△△」を何で埋めるか、部署の無い10人前後の会社の書き方を知りたい人
• 規程が不要な場合があると聞いて、自社が当たるかを確かめたい人

ひな形の置き場所と、どのファイルを使うか

「参考資料（各種規程等のサンプル）」のページには、6つのファイルが3つの見出しに分けて並んでいます。電子取引（メール・クラウド・ECサイトなどで受け取った請求書や領収書）のために使うのは、下の表の太字の1つです。

• 一問一答のページにも「Ｑ＆Ａに例示のある各種規程等のサンプルは以下のページからダウンロードできます」と書かれ、同じページにつながっています
• スキャナ保存の規程と、電子取引の規程は別物です。紙をスキャンしている会社は、スキャナ保存の要件も別に確かめます

公式の文言：規程は「事業規模等を踏まえて」決める（問33）

問33 は、規則4条1項4号の「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」として、どんな規程を整えればよいかという問いです。答えは次の一文から始まり、そのあとに法人の例と個人事業者の例が続きます。

この規程については、どこまで整備すればデータ改ざん等の不正を防ぐことができるのかについて、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要がありますが、必要となる事項を定めた規程としては、例えば、次のようなものが考えられます。

続けて、規程を社内に知らせることについても書かれています。

なお、規程に沿った運用を行うためには、社内において、電子取引情報を扱う従業員やそのマネジメントを行う管理者を対象に規程の内容を周知することが重要です。

つまり、ひな形は「例」で、会社の実態に合わせて書き換えて使うものです。業務ソフトのワークフロー機能で運用を確保してもよい、とも書かれています（問33）。

法人の例の10条で、書き換える条と残す条

• 第4条の下には、問33 で「記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください」と注記されています。「電子メールを利用した請求書等の授受」だけで済ませず、受け取っているサービスの名前まで書くのが、ひな形の作りに沿った書き方です（推定）
• 第6条の下には、取引情報を含むデータは「全て要件に従ってデータのまま保存していただく必要があります」と注記されています。対象のデータを絞って書いても、保存しなくてよいことにはなりません

第4条・第6条を埋めるための棚卸し表

規程を書く前に、会社が何をデータで受け取っているかを1枚に並べます。この表がそのまま第4条と第6条の材料になります。

棚卸しで漏れやすいのは、管理画面から自分でダウンロードする領収書と、カードの Web 明細です。会社のカードを持っている人に、毎月どこで明細を見ているかを聞いておきます。

第5条の「△△年間」：法人は7年、欠損金の年は10年（問17）

問17 の表では、法人の帳簿と書類の保存期間は7年、青色申告書を出した事業年度で欠損金が出た事業年度などは10年とされています。起算日は「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」です。

インボイスの仕入税額控除のために保存する請求書等も7年と書かれています（問17）。赤字の年があり得る会社は、第5条を「7年間（欠損金額が生じた事業年度は10年間）」と書いておくと、年ごとに直さずに済みます（推定）。

10人の会社の第7条：経理が1人のとき

ひな形の第7条は「○○部△△課 課長」と「係長」の2段です。部署の無い会社では、役職と名前で書きます。

ひな形の第9条は、処理責任者が申請し、管理責任者が「正当な理由があると認める場合のみ承認する」流れです。個人事業者の例は、承認の段を置かず、申請書に書いて保存する形になっています（問33）。1人で回している会社がどちらに寄せるかは、問33 の「事業規模等を踏まえて個々に検討」の部分にあたるので、顧問の税理士に聞いてから決めます。

第9条の「取引情報訂正・削除申請書」の欄（そのまま使える）

ひな形の第9条には、申請書に書く8つの項目が並んでいますが、申請書そのものの様式はサンプルのページにありません。第9条の項目を、そのまま表にしました。

取引情報訂正・削除申請書

• 訂正や削除をしたあとは、処理責任者が「取引情報訂正・削除完了報告書」を作って管理責任者に出し、元のデータに訂正・削除の履歴がある旨の情報を付けます（第9条4項）。ファイル名の末尾に「_訂正あり」と付ける、同じフォルダに報告書を置く、などが考えられます（推定）
• 申請書と完了報告書は、対象のデータの保存期間が満了するまで保存します（第9条5項）

規程を作らなくてよい場合（問30・問34・問37）

規則4条1項は、改ざんを防ぐ措置として4つを並べ、そのうち どれか1つ を行えばよいとしています（問30・問32）。事務処理規程は、その4つ目です。

• 問34 は、訂正前・削除前の記録と訂正・削除の内容が自動的に記録されるシステム等を使っているときは、規則4条1項3号の方法になるので、事務処理規程を定める必要はない、としています
• 3号は、保存だけでなく受け取りもそのシステムで行うことが条件です（問18・問30）。問37 は、文書管理システムで電子取引データを授受できない場合は、タイムスタンプか事務処理規程のほかの方法で要件を満たす必要がある、としています。メールで受け取ったPDFを、あとから会計ソフトや共有フォルダに入れる会社は、規程が必要な側です
• 同じ問34 では、同じ保存サービスの利用者どうしの電子取引で、それぞれがサービス提供者とデータの訂正等の防止の条項を含む契約をしていれば、それも規程を定める方法として認められるとしています。その場合の規程には「サービス提供者とデータ訂正等の防止に関する条項を含む契約を行うこと」「事前に上記契約を行うこと」「電子取引の種類を問わないこと」を含めることが考えられる、と書かれています
• 受け取り方ごとに、措置を混ぜてもよいとされています（問32）。取引先と共通の請求書受け取りサービス（訂正削除の記録が残るもの）で受け取って保存する物は3号、メールで受け取って共有フォルダや会計ソフトに入れる物は4号（規程）、のように分ける形です。分けたときは、どの取引先の物がどこにあるかが分かるようにしておきます（問32）
• 2024-01-01 以後の電子取引には、要件どおりの保存の準備が間に合わない「相当の理由」があると税務署長が認め、税務調査でデータと出力した書面を出せるようにしていれば、保存時の要件が不要になる猶予措置もあります（問89・問93）。猶予措置でも、データそのものは保存しておく必要があります（問89）

弥生会計 Next・弥生証憑 Next で受け取った請求書を保存するとき

弥生証憑 Next のヘルプ「取引先から受け取った証憑を保管（アップロード）する」には、「電子帳簿保存法第7条（電子取引）の法令要件を満たすには、「事務処理規程」の整備が必要です。」と書かれ、規程のサンプルとして、この記事で使った国税庁の「訂正削除の防止に関する事務処理規程（法人用）」へのリンクが置かれています（取引先から受け取った証憑を保管（アップロード）する、2026-10-03 確認）。

1. ひな形の第5条の「保存サーバ」を、例えば「弥生証憑 Next」に書き換え、第4条に受け取り方（メール・ダウンロード）を書く
2. アップロードのときに［電帳法種別］を「電子取引」にする（同じヘルプ。「スキャナ保存」「対象外」も選べる）
3. ［受領証憑］画面で、読み取られた「発行日」「取引日」「取引先名」「金額」を確かめ、違っていれば直す。電子帳簿保存法に沿って使うには証憑情報の設定が必要、と同じヘルプに書かれています
4. 弥生会計 Next の仕訳に証憑を添付してアップロードした物も［受領証憑］に入る（同じヘルプ）。仕訳と規程の保存場所がそろう

保存先を1つの画面にまとめておくと、第5条の保存場所と第7条の担当者が1行で書けて、税務調査で「どこにあるか」を説明しやすくなります（推定）。

ほかの会計ソフトと比べたいときは 弥生会計とfreee会計の比較（法人） を見てください。

社内に知らせる一言（そのまま使える文面）

問33 は、規程の内容を、電子取引情報を扱う従業員と管理者に知らせることが重要だとしています。規程を決めた日に、全員に次の文面を送り、規程の Word を共有フォルダに置きます。

本日付で「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を定めました（共有フォルダの「規程」に置いています）。メールやWebで受け取った請求書・領収書・カードの明細は、紙に印刷するだけでなく、データのまま◯◯（保存場所）に入れてください。一度保存したデータは、消したり書き換えたりしないでください。間違えて保存した・訂正版が届いたなどで直す必要があるときは、◯◯（処理責任者）に連絡してください。申請書で記録を残してから直します。

顧問の税理士に送る一言（そのまま送れる文面）

電子取引データの保存について、国税庁の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」をもとに規程を作りました（添付）。次の3点を確認させてください。(1) 経理は◯◯が1人で見ており、管理責任者を代表取締役、処理責任者を◯◯にしています。代表が不在のときの承認の代わりをどうするか、ご意見をいただけますか。(2) 第5条の保存期間は「7年間（欠損金額が生じた事業年度は10年間）」としました。(3) メールで受け取ったPDFを会計ソフトの証憑の置き場にアップロードしている物も、共有フォルダの物と同じく、この規程（規則4条1項4号）で対応する形にしています（一問一答 問37 を見て、受け取りがシステムの外なので3号には当たらないと考えました）。この整理でよいでしょうか。

つまずきやすいところ

• ひな形をダウンロードしただけで終わる：要件は「定め、備付け、運用する」です（問30）。社内に知らせ、申請書の様式を用意し、実際にそのとおり動かします
• スキャナ保存の規程を使う：サンプルのページには「スキャナによる電子化保存規程」も並んでいます。電子取引に使うのは「電子取引に関するもの」の見出しの下のファイルです
• 第4条・第6条をひな形のまま残す：EDI 取引をしていない会社に「ＥＤＩ取引」が残っていると、規程と実態が合わなくなります。棚卸し表から書き直します
• 規程があれば検索の準備は必要ないと考える：規程は改ざんを防ぐ措置の1つで、日付・金額・取引先で探せる状態（検索機能）は別の要件です（問18・問19）。ファイル名のつけ方は 電子帳簿保存法のファイル名のつけ方 にまとめています
• 規程を作ったのに、保存したファイルを上書きしている：訂正版の請求書が届いたら、元のファイルは残し、申請書で記録を残します（第8条・第9条）

まとめ

• ひな形は国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」（Word）。中身は一問一答【電子取引関係】問33 の規程例
• 書き換えるのは ○○（会社名）・●●（管理責任者）・■■（クラウドサービス）・保存サーバと△△（保存場所と年数）・▲▲（対象のデータ）・第7条の責任者・施行日
• △△は、法人は7年、欠損金が出た事業年度は10年（問17）
• 規程は作って終わりではなく、備え付けて、社内に知らせて、そのとおり運用する（問30・問33）
• 訂正削除の記録が残るシステムで受け取りも保存もするデータは、規程が必要ない（問34・問37）。メールで受け取って会計ソフトに入れるだけの物は規程が必要。措置は受け取り方ごとに混ぜてよい（問32）

次に読む

• メールで受け取った請求書の保存（電子帳簿保存法）：本文・添付ファイル・送った請求書の扱い
• 電子帳簿保存法のファイル名のつけ方：日付・取引先・金額の並べ方と索引簿
• 一人経理の月次の締め：締めのついでに保存場所を確かめる
• 弥生会計とfreee会計の比較（法人）

出典（2026-10-03 確認）

• 国税庁 参考資料（各種規程等のサンプル）
• 国税庁 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/25KB）
• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月。問17・問18・問19・問30・問32・問33・問34・問37・問89・問93）
• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答（Q&A）
• 国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト
• 弥生証憑 Next サポート情報 取引先から受け取った証憑を保管（アップロード）する