SmartHRへのデータ移行（10人規模）：在職者だけ移す手順と、CSV・マイナンバーの注意（2026年版）

私がSmartHRに移したのは、在職している従業員だけ でした。マイナンバーもSmartHRで管理していました。この記事の手順・画面名・対象プランは、SmartHRの公式ヘルプと料金ページで 2026-09-25に確かめた ものです。SmartHRのヘルプは、多くの記事がログインしないと本文を読めません。この記事では、ログインしなくても見える見出し・手順名・対象プランの範囲で書いています。

結論

10人前後なら、在職者の今の情報だけを、労務管理プランや¥0プランでも使える一括登録で移すのが軽い道で、過去の履歴や退職者まで移すときだけ先にプランを確かめます。

結論の中身

先にプランを確かめます。 過去の異動や退職者の記録を「いつの情報か（適用日）」つきで移せるのは、公式ヘルプでは 人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジー の3プランです。労務管理プラン（50名以下向け）と¥0プラン（30名まで） でも、今の従業員情報をCSVやExcelで一括登録する機能と、マイナンバーの一括登録は対象です
在職者の今の情報だけを移す ときの順番は ①決める → ②書き出す → ③部署などのマスター → ④従業員情報 → ⑤家族情報 → ⑥マイナンバー → ⑦突き合わせ → ⑧書き出したファイルを消す・退職者の分を残すです
マイナンバーは、元のシステムから書き出したファイルをどう運び、いつ消し、消したことを誰が確かめるか まで、書き出す前に決めます。従業員に改めて入力してもらう道（提供依頼）を選べば、マイナンバーの入ったファイルを担当者が扱わずに済みます

申し込む前に気になりやすい3つ：

無料期間：人数に関係なく15日間。クレジットカードの登録は要りません。トライアルで入れたデータは、クレジットカード払いか¥0プランで契約した場合、原則そのまま引き継がれます（SmartHR 料金プラン）
10人だといくらか：SmartHRの主なプランは料金が公開されておらず、見積もりです。ほかの労務クラウドとの年額の比べ方は SmartHRと比較：freee人事労務・マネーフォワードクラウド・ジョブカン労務HR にまとめています
まだSmartHRに決めていない：先に上の比較記事を読んでください。この記事は、SmartHRに移ると決めた人向けです

この記事が役に立つ人

従業員10人前後の会社で人事労務を一人で担当していて、ほかのシステムやExcelからSmartHRへ移ると決めた人
移したあとも、入社・退職・年末調整を一人で回す人

逆向き（SmartHRからマネーフォワードクラウドへ移す）は、SmartHRからマネーフォワードクラウドへ移行する手順にまとめています。

先に確かめること：プランで「移せる範囲」が変わる

公式ヘルプの他システムで管理していた過去の従業員データをSmartHRに移行するは、退職済みの従業員や過去の履歴まで移すための手順です。この記事の対象プランは、人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジーの3つです。労務管理プランと¥0プランは入っていません。

検索の上位はこの公式ヘルプが並びますが、ログインしないと本文が読めないため、プランの条件に気づかないまま準備を始めてしまう ことがあります。先に、使う予定のプランで何ができるかを表で確かめます。

やりたいこと	労務管理／¥0	人事・労務エッセンシャル／HRストラテジー	タレントマネジメント	公式ヘルプ
今の従業員情報をCSVやExcelで一括登録する	対象	対象	対象	複数の従業員情報を一括で登録する
適用日を指定して履歴を登録する（過去の異動など）	対象外	対象	対象	履歴管理機能とは
過去の従業員データ（退職者を含む）を移す公式の手順	対象外	対象	対象	他システムで管理していた過去の従業員データをSmartHRに移行する
マイナンバーをCSVで一括登録する／提供依頼を一括で送る	対象	対象	ヘルプの対象プランに載っていない	マイナンバー情報を一括登録する

表は、各ヘルプの「対象プラン」の表示を写したものです（2026-09-25時点）。ただし「適用日を指定して履歴を登録する」の行だけは、履歴管理機能とはの本文の記載によります。履歴管理機能そのもの（変更の履歴を見る・消す）は、労務管理プランと¥0プランも対象です。適用日を指定した登録ができるのは、人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジーをご契約の場合と書かれています。

労務管理プラン：公式の料金ページでは「従業員50名以下の企業向け」の、労務管理の機能だけのプランです
¥0プラン：30名までの従業員情報を登録でき、無料で使えるプランです

どちらも10人規模なら人数の条件に入ります。この2つで始める場合は、在職者の今の情報だけを移す 形になります。過去の履歴まで持っていきたいなら、見積もりの段階で「過去の従業員データを移したい」と伝えて、プランを決めます。

移すデータの表（在職者だけ移す場合）

データ	扱い	入れ方
在職者の基本情報・入社日・部署・雇用形態	移す	従業員情報の一括登録（CSVかExcel）
部署・役職などのマスター	移す（従業員より先）	公式の移行手順では「部署マスター → 部署以外のマスターデータ」の順
在職者の家族（扶養）の情報	移す	担当者が登録するか、本人に入力を依頼する（家族情報を収集する）
在職者・家族のマイナンバー	移す	CSVで一括登録するか、従業員に提供依頼を送る
在留資格の情報（外国人の従業員がいる場合）	移す	一括登録用CSVの項目一覧に「在留資格情報」の欄がある
過去の異動などの履歴	移さずに保存（プランによっては移せる）	元のシステムから書き出して保存
退職者の情報	移さずに保存（プランによっては移せる）	元のシステムから書き出して保存

在留資格の欄は、【一覧】従業員情報の一括登録・更新用CSVの項目の見出しで確かめました。外国人の従業員の年末調整の注意は、外国人の従業員の年末調整にあります。

全体図：在職者だけ移す順番

在職者だけ移す手順（10人規模の最小の形）

① 決める：基準日・移す人・項目

基準日：「何月何日時点の情報を入れるか」を1日に決めます。その日より後の入社・異動・住所変更は、SmartHRの側で入れます。基準日を決めないと、元のシステムとSmartHRのどちらが新しいのか分からなくなります
移す人：基準日に在籍している人。休職中・育児休業中の人も在籍者に入れます
項目：【一覧】従業員情報の一括登録・更新用CSVの項目を見て、元のシステムのどの欄をSmartHRのどの欄に入れるか、対応表を作ります。見出しは、従業員情報・通勤手当・在留資格情報・雇用契約情報・備考・所得税情報・口座情報・適用日です。一覧のページはログインしないと本文が読めないので、トライアルか契約のアカウントで開きます

10人前後なら、対応表は1枚の表で足ります。元のシステムに対応する欄がないものは、空欄のまま登録して、あとで本人に入力を依頼する（⑤）と決めておくと、書き出す量が減ります。

② 書き出す：元のシステムから在職者の情報だけ

元のシステムの書き出し機能で、基準日時点の在職者の情報を書き出します。freee人事労務から書き出す場合の、書き出せるものと解約の前に残すものは freee人事労務の解約方法にまとめています。

マイナンバーは、この段では書き出しません。⑥でまとめて扱います。マイナンバーの入ったファイルが手元にある時間を短くするためです。

③ マスター：部署などを先に登録する

公式の移行手順の見出しでは、従業員情報より先に 「2-1. 部署マスターを追加する」「2-2. 部署以外のマスターデータを追加する」 が置かれています。部署名は、元のシステムの書き方とSmartHRに登録する書き方をそろえます（「営業部」と「営業」のような違いを残さない）。

④ 従業員情報：CSVかExcelで一括登録する

公式ヘルプ複数の従業員情報を一括で登録するの手順名は、次の5段です。

ホームにあるアプリ一覧の［従業員リスト］>［従業員管理▼］>［新規登録する（ファイル）］を押す
従業員の一括登録用ファイルをダウンロード
ファイルを編集
ファイルを添付して［取り込み］を押す
結果を確認

①の対応表どおりに、ダウンロードしたファイルへ元のシステムの内容を写し、取り込みます。取り込んだら 5. 結果を確認 の段で、取り込めなかった行がないかを見ます。

⑤ 家族情報：登録するか、本人に入力を依頼する

扶養家族の情報は、従業員情報とは別の登録・更新の案内になっています（従業員情報と家族情報の登録・更新に関するヘルプページ一覧）。

公式ヘルプ家族情報を収集するでは、集め方が4つ案内されています。

集め方	移行のときに向いている場面
招待と同時に収集する	移行のあと、従業員をSmartHRに招待するとき。従業員情報の入力とまとめて頼める
扶養追加の手続きで収集する	移行のあとに、扶養の家族が増えたとき
従業員情報申請で収集する	招待を済ませたあとで、家族の情報を足してもらうとき
SmartHR以外で情報を収集し、家族情報を直接編集する	元のシステムの家族の情報を、担当者が写すとき

10人前後なら、担当者が全部を写すより、本人に確かめてもらう方が、誤りに気づきやすくなります。招待と同時に従業員情報の入力を頼む手順は従業員情報の入力を従業員に依頼するにあります。

⑥ マイナンバー：2つの道から選ぶ

下の「マイナンバーの移し方」で、道の選び方と、ファイルを消すまでの段取りを書きます。

⑦ 突き合わせ：件数と中身を確かめる

下の「突き合わせのチェック表」を使います。

⑧ 消す・残す

書き出したファイルを消して記録を残し、退職者と過去の履歴は元のシステムの書き出しで保存します。下の「退職者と過去の履歴はどうするか」を見てください。

マイナンバーの移し方

2つの道

	A：管理者がCSVで一括登録する	B：従業員に提供依頼を送る
流れ	元のシステムから書き出す → SmartHRの「マイナンバー管理」で［一括操作］>［マイナンバー情報を一括登録（CSV）］	SmartHRの「マイナンバー管理」で［一括操作］>［提供依頼を一括送信（CSV）］ → 従業員が自分で入力する
マイナンバーの入ったファイル	担当者の手元を通る	担当者の手元を通らない
従業員の手間	なし	本人と家族の分を入力してもらう
向いている場合	従業員に頼みにくい時期（年末調整の直前など）／元のシステムの登録が正しいと確かめられている	元のシステムの書き出しにマイナンバーが含まれない／ファイルを扱う段取りを減らしたい
公式ヘルプ	マイナンバー情報を一括登録する	複数の従業員にマイナンバーの提供依頼を一括送信する

Aの手順名は、公式ヘルプでは次の6段です。①ホームにあるアプリ一覧の［マイナンバー管理］を押す ②［一括操作］>［マイナンバー情報を一括登録（CSV）］を押す ③一括登録できる対象者の一覧（CSVファイル）をダウンロードする ④CSVファイルを編集して保存する ⑤CSVファイルを選択して［取り込み］を押す ⑥バックグラウンド処理の結果を確認する。

Bは、依頼のCSVが従業員本人用と家族用の2種類です。

Aを選んだときの段取り（書き出す前に決める）

マイナンバーの扱いは、個人情報保護委員会の特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）に沿います。従業員100人以下の会社は、このガイドラインの「中小規模事業者」に当たり、安全管理措置に簡単な方法が示されています（一部の事業者を除く）。

いつ	すること	ガイドラインの該当箇所
書き出す前	書き出す人・置き場所（1か所）・消す日を決めて、メモに残す	別添1 2Cb・c（中小規模事業者は、取扱状況の分かる記録を保存する）
書き出すとき	ファイルにパスワードを付けるか暗号化する。メールやチャットに添付しない（この記事のおすすめ）	別添1 2Ec（中小規模事業者は、持ち運ぶときにパスワードの設定など）
登録したあと	⑦の突き合わせで、登録済みの件数が本人・家族とも合うことを確かめる	—
突き合わせのあと	書き出したファイルを消す。ダウンロードのフォルダ、ごみ箱、展開したCSV、作業用にコピーしたファイルも消す	第4-3-(3) B、別添1 2Ed
消したあと	消した日・消したファイル・消した人を記録し、責任ある立場の人に確かめてもらう	別添1 2Ed（中小規模事業者は、責任ある立場の者が削除・廃棄を確認する）

一人担当の会社では、「責任ある立場の人」がいないように見えますが、担当者と別の人（代表者など）に、削除の記録を見て確かめてもらう形にします。記録の見本は次のとおりです。

マイナンバーの移行の記録
・書き出した日：2026-◯◯-◯◯（元のシステムの名前）
・書き出した人：◯◯
・置いた場所：（1か所だけ書く）
・SmartHRへ登録した日：2026-◯◯-◯◯　件数：本人◯件／家族◯件
・ファイルを消した日：2026-◯◯-◯◯　消した人：◯◯
・消したことを確かめた人：◯◯（日付）

元のシステムに残るマイナンバー

在職者だけ移す場合、退職者のマイナンバーは元のシステムにだけ残ります。 ガイドラインでは、マイナンバーは事務に要らなくなり、法令で決まった保存期間を過ぎたら、できるだけ早く削除・廃棄するとされ（第4-3-(3) B）、その方法は元に戻せない手段によるとされています（別添1 2Ed）。一方で、法令で保存が決まっている書類（扶養控除等申告書など）に載ったマイナンバーは、その期間は保管します（同じ第4-3-(3) B）。元のシステムを解約すると何が消えるのかを、元のシステムの案内で先に確かめます。

突き合わせのチェック表

登録が終わったら、元のシステムの書き出しとSmartHRを並べて確かめます。10人前後なら、全員を1行ずつ見ても時間はかかりません。

確かめること	元のシステム	SmartHR	合わないときに見る所
在職者の人数（基準日時点）	◯人	◯人	④の結果確認で取り込めなかった行
部署ごとの人数	◯人	◯人	③の部署名の書き方の違い
1人ずつの入社日・生年月日	—	—	日付の書き方（④のファイルの形式）
雇用形態の区分	—	—	区分名の書き方（CSVの項目一覧）
扶養家族の人数	◯人	◯人	⑤で入力を依頼した人の提出状況
マイナンバーの登録済みの件数（本人・家族）	◯件	◯件	⑥のバックグラウンド処理の結果
書き出したファイルを消した記録	—	—	⑥の記録

SmartHR from CSV は要るか

元のシステムのCSVを加工しないでSmartHRに取り込むためのアプリに、SmartHR from CSV があります。SmartHR本体の機能ではなく、SmartHR Plus（SmartHRと連携するアプリの一覧）に載っている、ほかの会社のアプリです。

提供：GMO AIコネクト株式会社
料金：月額27,500円（税込）、契約は1年単位
できること：元のCSVとSmartHRの項目の対応を設定して、従業員情報と家族情報を登録・更新する。SmartHRのすべてのプランで使える
連携を外したあとの登録データの保存について、アプリは責任を持たないため、自分でバックアップを取る必要がある

出典：SmartHR from CSV（SmartHR Plus）（2026-09-25に確認）

1回だけ、10人前後を移すなら、①の対応表を作って手でファイルを整える方が軽いと考えられます（推定）。元のシステムとSmartHRを並べて使い続け、毎月のようにCSVで更新する会社の方が、使う場面は多いはずです。

退職者と過去の履歴はどうするか

在職者だけ移したときは、退職者と過去の履歴を 元のシステムから書き出して保存 します。

労働者名簿・賃金台帳などには、法律で保存期間が決まっています。一覧は freee人事労務の解約方法の「書類はいつまで残すのか」にあります（元のシステムがfreee人事労務でなくても、書類の保存期間は同じです）
書き出したファイルは、元のシステムを解約する前に作ります。PDFなど、あとから開ける形で残します
あとから退職者もSmartHRに入れたくなったら、人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジーのいずれかで、公式の移行手順の「3-2. 退職済みの従業員を新規登録する」「3-3. 退職済みの従業員の履歴を追加する」を使います

つまずきやすい所

公式の移行手順が、今のプランでは使えない：過去の従業員データを移す公式ヘルプは、人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジーが対象です。労務管理プランや¥0プランで準備を始める前に、上のプランの表を見てください
一括登録のファイルに「適用日」の列がない：適用日を指定した登録ができるのは、人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジーです。これらのプランでファイルに列がないときは、公式ヘルプ「従業員情報の一括登録・更新用ファイルに『適用日』の列がない場合は？」で、ファイルの1行目のいちばん右の列に「適用日」を足して入力するよう案内されています（公式ヘルプ）。労務管理プランと¥0プランでは、適用日を指定した登録そのものが対象外です
Excelで開くと、マイナンバーが「E+11」を含む数字で表示される：SmartHRのヘルプに、ダウンロードしたCSVの表示についてのよくある質問があります（公式ヘルプ）。そこでは、列を選んでセルの書式設定の「ユーザー定義」に「0」を12桁入れると、正しく表示できると案内されています（Excelの操作なので、SmartHRのサポート対象外とも書かれています）。表示が崩れたまま保存し直すと、数字そのものが崩れることがあるので、Excelで上書き保存しないようにします。社員番号の先頭の0（0012 など）が消えるのも、同じ理由で起きやすい所です
日付と区分の書き方：生年月日・入社日の書き方や、雇用形態の区分名は、SmartHRの形式に合わせます。一括登録用CSVの項目一覧で形式を先に確かめてから、対応表を作ります
トライアルの15日を過ぎる：トライアルの中で移行を試すなら、①〜④までを15日のうちに終える計画にします。クレジットカード払いか¥0プランで契約すれば、トライアルで入れたデータは原則そのまま引き継がれます

よくある質問

Q. 退職者も一緒に移さないといけませんか？在職者だけで始められます。退職者と過去の履歴は、元のシステムから書き出して保存しておき、必要になったら、適用日を指定できるプラン（人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジー）で足します。

Q. 労務管理プランや¥0プランでも移行できますか？今の従業員情報のCSVやExcelでの一括登録と、マイナンバーの一括登録は、どちらのプランも公式ヘルプの対象です。適用日を指定した履歴の登録と、過去の従業員データを移す公式の手順は対象外です。

Q. トライアルで入れたデータは、契約したあとも残りますか？公式の料金ページでは、クレジットカード払いか¥0プランで契約した場合は、原則としてトライアルの環境をそのまま使い、データも引き継がれると案内されています。それ以外の契約の形は、申し込むときに確かめてください。

Q. マイナンバーは、元のシステムから書き出すのと、従業員にもう一度入力してもらうのと、どちらがよいですか？マイナンバーの入ったファイルを扱いたくなければ、従業員への提供依頼（B）です。従業員に頼みにくい時期や、元のシステムの登録が正しいと確かめられているなら、一括登録（A）です。Aのときは、書き出す前に消す日と記録の形を決めます。

Q. SmartHR from CSV を契約した方がよいですか？1回だけ10人前後を移すなら、なくても移せます（推定）。月額27,500円（税込）・1年単位の契約なので、毎月CSVで更新し続ける会社向けです。

まとめ

先に プランで移せる範囲 を確かめる。過去の履歴を移す公式の手順は、人事・労務エッセンシャル／タレントマネジメント／HRストラテジーの3プランだけ
10人前後なら、在職者の今の情報だけ を、決める → 書き出す → マスター → 従業員 → 家族 → マイナンバー → 突き合わせ → 消す・残す、の順で
マイナンバーは、書き出す前に、消す日と記録の形を決める。ファイルを扱いたくなければ、従業員への提供依頼にする

次に読む

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会計・給与・勤怠との組み合わせまで考える → 10人規模のバックオフィスの組み合わせを比べる
元のシステムがfreee人事労務のとき、解約の前に残すもの → freee人事労務の解約方法
逆向き（SmartHRから出る）→ SmartHRからマネーフォワードクラウドへ移行する手順