一人経理の業務フロー表の作り方【テンプレートあり】：引き継ぎマニュアルにもなる4枚

結論

経理の業務フローは図より先に「1業務1行の表」で作り、引き継ぎマニュアルは業務フロー表・期限カレンダー・判断の記録・権限の一覧の4枚から始めます。

• 経理の業務フローは、図より先に「表」で作るのが早いです。1つの業務を1行にして、期限・始める人・入力する場所・確認する人・次に渡す先・例外のとき を埋めます
• 引き継ぎマニュアルは、分厚い手順書でなくてかまいません。まず ①業務フロー表 ②1年の期限カレンダー ③判断の記録 ④アカウントと権限の一覧 の4枚があれば、ほかの人が「何を・いつ・誰に聞けばよいか」が分かります
• 一人担当は、「確認する人」の欄が自分しかいない行 に印を付けます。そこが、ミスに気づけない所であり、休むと止まる所です

私は従業員10人規模の会社で経理・人事労務を一人で回してきましたが、「先にやっておけばよかった」と思ったのが、この 業務フローのルール化 でした。この記事の表は、その考え方で新しく作ったひな形です。記入例はすべてダミーです。

この記事が役に立つ人

• 経理（と給与・労務）を一人で担当していて、業務が自分の頭の中にしかない人
• 引き継ぎマニュアルを作るように言われたが、何から書けばよいか分からない人
• これからクラウドの会計・経費・給与のソフトを入れる、または入れ直す人

上位の記事との違い

「経理 業務フロー 作り方」で上位に出る記事は、複数人の経理部を前提に、日次・月次・年次の業務の例と、図の記号（開始・処理・判断など）を説明するものが多いです。「経理 引き継ぎ マニュアル」の上位には、一人・少人数の経理に向けて、年間スケジュール・手順書・判断基準の作り方まで書いた記事もあります。ただ、記入例つきでそのまま書き込める表や、アカウントと権限の一覧まで載せた記事は、2026-09-25 に確かめた範囲では見当たりませんでした。

この記事は、その「書き込める表」を出すことに絞ります。

業務フローと引き継ぎマニュアルは、どう分けるか

どちらも「業務を人に渡せる形にする」ものですが、役割が違います。

一人担当は、時間がないので フロー表を先に作り、手順書は必要な業務だけ にします。画面の手順は、ソフトの公式ヘルプへのリンクで代えられることも多いです。

作り方：5つの手順

一度に全部を作ろうとすると止まります。1回20〜30分で1業務 くらいの小さな単位で進めます。

テンプレート①：業務フロー表

列は8つです。スプレッドシートに貼るときは、この表をそのままコピーしてください。記入例はダミー です。自社の締め日・支払日に置き換えて使います。

入社・退職の期限の出典：日本年金機構（資格取得）／日本年金機構（資格喪失）／厚生労働省（雇用保険の手続き）／国税庁 No.7411（源泉徴収票）／住民税の異動届は各市区町村の案内（例：江東区）。社労士に手続きを頼んでいる場合も、会社から社労士へ連絡する日 を表に書いておきます。

書き方の決まり

• 「始める人」が自分以外の業務 は、従業員への一言と締め切りをセットにします。経費精算・勤怠・請求の元ネタは、ほかの人が動かないと始まりません
• 「確認する人」が自分だけの行には ★ を付けます。★の行は、月に1回だけでも誰か（社長・顧問の税理士・社労士）に見てもらう形を考えます
• 「例外のとき」は、判断そのものを自分で決めて書かない ことです。科目・税区分・社会保険の扱いのように判断が要るものは、顧問に確かめた結果を「③判断の記録」に書き、この列からはそちらを指します
• ソフト名は、会社で使っているものに置き換えます。ソフトを入れ替えても、表の流れはほとんど変わりません

従業員に配る一言（例）

「始める人」が従業員の業務は、表と一緒に次のような一言を出しておくと、締め切りの問い合わせが減ります。

経費精算は、毎月5日までに前月分を経費精算のソフトで申請してください。領収書の画像を付けてください。5日を過ぎた分は、翌月の精算に回ります。急ぎのときは、申請したあとに経理へ一声かけてください。

テンプレート②：1年の期限カレンダー

毎月の期限と、年に1回の期限を分けて書きます。期限は法律や自治体の決まりで、自分では変えられないもの です。自社の日付（給与の支払日・決算月）は、右の列に書き足します。

毎月の期限

期限の日が土日・祝日のときは、翌営業日になるものがあります。

10人前後の会社は、納期の特例の境目にいます。 自社が特例を受けているかどうかで、毎月の予定が大きく変わるので、カレンダーの一番上に書いておきます。

年に1回の期限

期限の日が土日・祝日のときは、翌営業日になるものがあります（例：2027年は1月31日が日曜、7月10日が土曜）。その年の期限日は、各機関のページで確かめてからカレンダーに書きます。

9月から標準報酬月額が変わっても、給与から引く額がいつ変わるかは、会社が保険料を当月の給与から引くか翌月の給与から引くかで違います。自社がどちらかを、この表の横に書いておきます。

テンプレート③：判断の記録（例外ノート）

業務フロー表の「例外のとき」に書ききれないことを、日付順に残します。引き継ぎでいちばん助かるのは、この記録 です。同じ迷いを、次の人が一からやり直さずに済みます。

• 科目・税区分・社会保険の扱いのように判断が要るものは、自分の判断ではなく、確かめた相手と答えを書きます。相談先の分け方は 一人バックオフィスの相談先 にまとめています
• 「次から同じときは」の列が埋まったら、業務フロー表の「例外のとき」に1行で写します

テンプレート④：アカウントと権限の一覧

自分しか入れないサービスがあると、休んだ日に誰も操作できません。パスワードは書きません。 書くのは「誰が管理者として入れるか」までです。

• 「ほかに操作できる人」が「なし」の行は、社内のもう1人を管理者（または閲覧者）として追加してもらう のが先です。パスワードを渡すことではありません
• お金を動かす承認（振込の承認など）は、経理と別の人 にしておくと、一人担当でも確認の目が1つ入ります

一人担当ならではのコツ

• 完璧にしない。 毎月の業務の表と、期限のカレンダーだけでも、あるとないとで大きく違います
• 例外は、起きた日に1行足す。 まとめて思い出そうとすると忘れます
• 表の一番上に「最終更新日」を書く。 古い表は、ないより危ないことがあります
• ★の行を月に1つずつ減らす。 「確認する人」が自分だけの業務を、承認だけ社長に頼む、月次を顧問に見てもらう、などで1つずつ減らします
• 自分用のメモではなく、引き継ぎの資料として書く。 基準は「ほかの人がこの表だけ見て回せるか」です

休む・辞めるかどうかを考えている段階なら、この4枚のうち何から作るかの順番を 一人経理が休めない・辞めたいときに整理する3つのこと にまとめています。

図にするなら、そのあと

表が埋まれば、図にするのは難しくありません。「始める人」「確認する人」「次に渡す先」を横の帯（スイムレーン）にして、左から右へ業務を並べるだけです。社内に説明するときや、ソフトの導入の打ち合わせでは図が伝わりやすいので、表を先に作り、見せる相手がいる業務だけ図にする 順番にします。

ツールを入れるのは、そのあと

業務フロー表の列は、そのままクラウドのソフトの設定に対応します。

表がないまま入れると、承認の経路や連携の設定を、その場の思いつきで決めることになります。表ができていれば、設定は「書いた流れをソフトに入れる」作業になります。

私が最後に使っていた構成は、会計・給与・勤怠・労務・経費をすべてマネーフォワード クラウドで統一したものです。その構成と入れる順番は 一人経理でマネーフォワード クラウドにそろえる に、会計ソフトをどちらにするか迷っている場合は freee会計とマネーフォワード クラウド会計の比較 にまとめています。月次の締めの順番そのものは 一人経理の月次の締め を見てください。

つまずきやすい所

• 図から作ろうとして止まる — 記号やソフトの使い方で時間がなくなります。表が先です
• 全業務を一度に書こうとする — 毎月の業務だけ、それも止まると困るもの（給与・支払い・納付）からで十分です
• 「例外のとき」の列が空のまま — 引き継ぎで困るのは、いつもの流れではなく例外です。空欄は、起きた日に埋めます
• 科目や税区分の判断を、自分で決めて表に書く — 判断が要るものは、顧問に確かめた答えを「判断の記録」に残します
• パスワードを表やメモに書く — 書くのは管理者が誰かまで。社内の人を管理者に追加してもらいます
• 作ったまま更新しない — ソフトや担当が変わったら、その日に表を直します。最終更新日を入れておくと、古さに気づけます

まとめ

• 経理の業務フローは、図より先に表で作る。1業務1行、列は8つ
• 引き継ぎマニュアルは、業務フロー表・1年の期限カレンダー・判断の記録・アカウントと権限の一覧 の4枚から
• 一人担当は、「確認する人」が自分だけの行（★） を見つけて、1つずつ減らす
• ツールの設定は、表ができてから

次に読む：

• 一人経理でマネーフォワード クラウドにそろえる：10人の会社の構成と年額、入れる順番
• 一人経理の月次の締め
• 一人経理が休めない・辞めたいときに、辞める前に整理する3つのこと
• 一人バックオフィスの相談先：税理士・社労士・弁護士に何を相談するか